ファイル・フォルダの整理術!整理が苦手でも超効率化できる方法!

増え続けるPCのデータをどうやって管理していますか?
必要なデータを素早く取り出せますか?

こんな悩みはありませんか?

ファイル・フォルダの管理方法がわからない
頻繁にファイルが迷子になる
フォルダの使い分けがわからない
探した結果ゴミ箱にあった

良い管理方法を探しているあなた!
定時で帰る人が実践している、ファイル・フォルダの整理術を使ってみてはどうでしょうか?

正しいファイル・フォルダの整理方法を記事にまとめました!

ファイル・フォルダ管理のメリット

何となく整理はした方がいいと思っているけどできていない。
そんな方は、整理をすることでどんなメリットがあるのかを考えましょう。

お家の中も、会社の中もしっかりと整理整頓が行き届いている方が
住みやすく、働きやすいですよね?

PCのファイル・フォルダも整理されている方が使いやすくなります。

すぐに見つけられる→効率化

ファイルやフォルダが、増えていくと管理は難しくなります。
でも本当に重要なものってそれほど多くは無いですよね?
必要なファイルが、不必要なファイルに埋もれている。
検索をしても時間がかかる。

 

そんなこと良くありませんか?
それでは仕事の効率が悪すぎます。
必要なものがどこにあるのか、すべてを覚える必要はありません。

 

すぐに見つけられるように整理されていればそれでいいです。
上司があの資料を見してくれと言った時に、素早く出せるようになりましょう。

 

間違えて削除するミスが減る→リスク回避

必要なファイルが中々見つからない、検索でも出てこない。
探し回った結果ゴミ箱に……。
一度はこんな経験ありますよね?

 

何が原因でしょうか?

・消去した時は確かに不要だったが急に必要になった
・上司が急に過去の資料を求めてきた
・整理するために不要なファイルはすぐに消去している

どれも違います。

 

理由は簡単、正しいファイル管理ができていないからです。
そもそも、管理できていないから消去してしまう間違えた管理方法だから消去してしまう。
正しい管理方法なら、こんなリスクは回避できます。

 

ファイル・フォルダ管理術6選

ここでは、私がおすすめする管理術を紹介します。

整理をしたいけどどうすればいいか悩んでいるという人は
これから紹介する方法を実践してみましょう。

今すぐ実践できる簡単なことばかりなので
是非実践をして、自分に合った方法へアレンジもしてください。

ファイルを置くのは3階層目から

ExcelやWordなどのファイルは3階層から格納しましょう。
ん?階層?何それ?と思った方もそうでない方もまずは画像をご覧ください。

ExcelとWordが並んでいますよね?
これこそがまさに3階層目です。

赤い矢印のところを見てください。
PC→ボリューム(D)→フォルダ管理サンプル→e営業→u梅田となっていますね?
矢印一つにつき階層が一つ深くなると考えます

 

そしてDドライブを0とすると
フォルダ管理サンプルが1階層
e営業が2階層
u梅田が3階層となります。

 

この3階層まできて初めてファイルを格納するようにしてください。
なぜそんな事をしなければいけないのか?
それはこの管理方法が皆さんが良く使う馴染みある管理方法だからです。

 

実は誰しもがすごい身近なところでこの管理方法を実践しています。
だからこそ管理がしやすく効率的なファイル整理ができます。

その身近なところってどこだと思いますか?
想像しているよりも身近かもしれません。

それは……。
皆さんが座っている机です。

 

皆さん資料はどこに保管していますか?
机の上に資料を置いたままにはしませんよね?

引出しの中のバインダーやクリアファイルに保管しますよね?

これを階層として考えると
机→引出し→バインダー・クリアファイル→資料
このように机を0階層と考えると資料は3階層に保存されていることになります。

 

もし保管場所がほかの階層なら?
机の上に置いたまま、引出しに直接入れたまま
これではすぐに見つからず、資料が折れ曲がったり破れたり
正しくきれいに保存できませんね?

 

2階層目まではフォルダだけにすることで
綺麗に整理がされ、効率よく情報が見つけられます。

3階層にファイルを格納する理由がわかっていただけましたか?

 

イニシャルを付ける

これが実はあまり知られていない裏技です。
次の画像を見てください
1階層

2階層

3階層

1~3までの各階層の画像です。
フォルダ名やファイル名を見てください何か気になることがありませんか?
全てのフォルダ・ファイルの前に半角のアルファベットがついていますね

 

これがイニシャルです。

例えば一枚目の画像
アライアンスならaが。営業ならeが付いていますね?
二枚目はどうでしょう?
同じく、神戸ならkが。梅田ならuとこれまたアルファベットが付いています。
これが各フォルダ・ファイルのイニシャルになります。

 

何でイニシャルを付けるの?
理由は2つあります!

①アルファベット順にフォルダが並ぶので探しやすい
アルファベットを頭に付けることでa~zまで順番に表示されるのでフォルダ・ファイルが見つけやすくなります。
②ショートカットキーですぐに移動できる
じつはフォルダには文字を入力すると移動・選択するという検索機能が備わっています。この機能を有効活用するためにイニシャルを付ける必要があります。

 

例えば1階層目で営業のファイルを開きたい。
そんな時は営業のイニシャルeをキーボードで一度押すと、

自動でカーソルが営業を選択してくれます。
あとはENTERを押せばファイルを開きます。

次に梅田に関する情報が欲しいならuを入力
そしてENTERでファイルが開きます。

 

同じイニシャルが複数ある場合は繰り返し入力すると次を選択します。
イニシャル付けをすることで目的のファイルまで
キーボード操作のみでたどり着くことができます。

 

大アイコンを使う

表示形式を大アイコンに切り替えましょう。
初期設定のままだとファイルやフォルダの名前が一覧で表示されるだけです。
そのままだと細かすぎて見にくいので
大きく見やすくするために大アイコンに切り替えましょう。

 

各フォルダの右下にアイコンの切り替え選択ボタンがあるので簡単に切り替え可能です
大アイコンだと大きすぎるなという方は、右クリックをして表示を選択すれば
中アイコンにも切り替えが可能です。
自分にあった表示サイズを見つけてください!

 

フォルダの各階層にゴミ箱を設置

いらないファイルを消去する時に、右クリックから消去していませんか?
それでは消去したものが全てPC上のゴミ箱に入るので
もし復元したいとなった時に見つけるのが大変です。

各階層にゴミ箱フォルダを作成して、不要なファイルをまとめましょう。
生ゴミ、燃えるゴミ、粗大ゴミと家庭でもゴミの分別をしますよね?
それと同じことです。
ファイルの分別をしていきましょう!

 

ゴミ箱フォルダには★や●マークを付けておくと、
一番上に表示されるのでわかりやすいですよ!
前に貼っている画像も参考にしてください!

 

ファイルの時系列がわかるようにする

ExcelやWordファイルがいつ作成したものかわからなくなる。
日付だけを入れていたが何年に作成したかわからない。
そのたびにファイル情報を確認していては時間の無駄です。

 

しっかりとファイルの名前には日付をいれて「u20180801売上データ」
このように作成日がわかるようにしておきましょう

そして先に書いたようにイニシャルも忘れないでください。
そうすることで同じイニシャルの中で作成日順に表示されるのでよりわかりやすくなります!

 

マウスは使わない

Dドライブを開き必要なファイルを開く。
この過程で皆さんは何回マウスをクリックしていますか?
これからはマウスを使わずに効率的にファイルを開きましょう。

 

まずはDドライブの開き方
Windowsキー + Eを押すとマイドキュメントが開きます。
そしてここからはイニシャルの時にお話ししたショートカットを使います。

開いたドキュメントからあなたが見たいファイルのイニシャルを入力+ENTER
これを繰り返していけば目的のファイルにたどり着き開くことができます。

 

Windows + E→イニシャル + ENTER→イニシャル + ENTER
これを繰り返せば無駄なマウスの操作がなくなりますね。

ファイル名を変えたい、そんな時は
イニシャルを入力して目的のファイルを選択した状態でF2キーを押せば
タイトルの編集ができます!
今までゆっくりダブルクリックをしていた、右クリックから名前の変更をしていたという方にお勧めです

 

ファイル・フォルダ管理でやってはいけないこと

整理のできていない人がやりがちな
間違った管理方法とその対処方法を紹介します。

良かれと思ってしていた管理方法が
実は間違った管理方法かもしれません。

思い当たることがある人は今すぐやめて
正しい管理方法に切り替えましょう。

デスクトップに放置する

ファイルやフォルダをデスクトップに放置したままにする。
これでは欲しい時に欲しい情報が見つけられません。
デスクトップとは、言葉通り机の上です。

 

机の上に資料が積み重なったままでは、欲しい資料をすぐに取り出せませんよね?
机の上はPCと最低限メモ帳などが常備されていれば困ることはありません。
PCの中も同じようにデスクトップの整理から始めましょう

 

ファイル名に使ってはいけない言葉

ファイル名に「最終版」「決定版」などのような
資料の完成を意味する言葉は使ってはいけません。

最終版として上司に提出をしたが
訂正するように言われた時あなたはどうしますか?

 

「会議資料最終版 その②」「会議資料最終版 その③」
このように番号をつけて更新したりしていませんか?

それではどれが本当の最終版かわかりませんよね?
確かにファイル名を工夫することは
ファイル整理において重要なことです。
ですが工夫の仕方を間違えていては本末転倒です。

 

ファイル名を工夫する時は
自分以外の誰が見てもわかるファイル名にするということを心がけてください。
そうすれば自然と使ってはいけない言葉の無い
情報がわかりやすいファイル名になります。

 

ダウンロードファイルを放置する

メールの添付データや、ネットからの情報など
ファイルをダウンロードする機会は一日何度もありますよね?
しかし、いざ保存したファイルを開こうとしても
どこに保存されたかわからないってことありませんか?

 

ランダムに保存されたデータが溢れていては整理の邪魔です。
保存先がわからないからと再ダウンロードしてファイルが増えるなんてもってのほか。
自分の中で画像ファイルはどこに、PDFはどこにと保存先を明確にしましょう。

 

ファイル・フォルダにフラグを付けすぎない

重要なファイルやフォルダを優先的に表示するために
ファイル名の前に★や●を付ける人は少なくないとおもいます。

しかしフラグ付きのファイルが増えてしまえば、何のために付けたのかわかりません。
極力一つのフォルダ内にフラグ付きは3つ程度にしましょう。

 

そうすれば●、▲、★と記号が3つで済むので簡単に見つけられます。
記号を複数個付けて「●●●●重要フォルダ」こんな名前にするのはなるべく避けましょう。

 

まとめ

ファイル・フォルダを整理整頓できていると

・欲しい資料がすぐに取り出せる
・間違って消す心配がない
・検索をする無駄な時間がなくなる



整理するためには

・階層を分けて使う
・イニシャルを付ける
・大アイコンを使う
・各階層にゴミ箱を設置する
・時系列は正確に入力する

たったこれだけなら、すぐに実践できます。
仕事の隙間時間で少しずつ整理をしましょう。

散らかった部屋ほど物を失くしやすく
探すのも大変です。
PCもきれいにしておきましょう。

できる社会人ほどPCはきれいにしています。
あなたもきれいにして、できる社会人の仲間入りをしましょう!

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