「アイビー・リー方式 To Doリスト」で仕事を超効率化!!

毎日残業をして、定時で帰れない理由はたくさんあります。
仕事が多い、人手が足りない、仕事が複雑だから……

 

その理由の一つに集中力不足があります。
複数の仕事について考えながら仕事をしているとどうしても効率が下がります。

せっかく仕事をしているのに、とてももったいない状態です。
どうせ仕事をするなら、集中して短時間に終わらすことが望ましいですよね?

 

今回はそんな理想を簡単に叶えてくれる
To Doリストの作り方を紹介します。

 

アイビー・リー方式 To Doリスト

アイビー・リー方式アイビー・リー・メソッドなどと呼ばれる
非常にシンプルなTo Doリストです。

 

作成手順はたったの3ステップですが
・自分が今すべき仕事はなにか
・どの順番ですればいいのか
・残っている仕事はなにか
などがとても分かりやいのでおすすめです!

使い方をさっそく見ていきましょう。

 

3ステップ

  • 紙に「明日やらなければならない重要な仕事」を6つ書き出す
  • その6つの仕事に、重要な順に①~⑥まで番号を振る
  • 翌日、このメモの順番に従って仕事を進める

 

たったこれだけです。
たったこれだけを実行すれば、あなたの仕事の効率は大幅に改善され
残業時間がどんどん減っていきます。

 

これだけの方法で本当に残業が減るの?
普通はそう思うでしょう。
じつは上の3ステップ以外にもこのアイビー・リー方式には重要なルールがあります。

 

重要なルール

そのルールは「①の仕事が終わるまで、決して②の仕事に手をつけない」です。

そして
リストに書き出した6つの仕事が仮にすべてできなかったとしても、気にすることはありません。
なぜなら①をつけた最も重要な仕事が終わっているからです。

 

残業が多い人にありがちなのが
書き出したリストを全て終わらすまで仕事をすることです。

To Doリストってよく勘違いしがちですが
書き出した仕事はすべてその日に終わらさなくてはいけないということはありません。
重要なことさえ終わっているなら残りは明日でも大丈夫です。

より効果を上げる方法

業務改善において非常に優れたアイビー・リー方式ですが
効果をより向上させる方法が2つあります。

この2つの方法を加えると
・タスクの管理
・仕事の効率化
・するべきことの明確化
・仕事のルーティーン作成
などの効果がより高まります。

仕事を具体的に書くこと

ただ単に「営業に行く」と書くだけではなくて。
「〇〇社に営業に行く」と目的を具体的に書きましょう。

 

「メール処理をする」⇒「アポイントのメールを送る」
「資料を作成する」⇒「定例会の資料を作成する」
「数値管理をする」⇒「売上をまとめて、利益を計算する」

と言ったように具体的に作成しましょう。

あとは1つずつ処理していくだけです。

 

リストを前日に作成する

当日の朝今日は何をしようかと考えていては時間の無駄です。
昨日したことや、取り掛かっている案件を思い出す必要があるからです。

 

それに当日になって急な仕事が入った時も
前日にしっかりリストを作っておけば、優先順位の内何番に入るかを判断しやすいです。

こうすることで、無駄な時間を使わずにより効率的な仕事ができます。

25,000ドルのTo Doリスト

このアイビー・リー方式というTo Doリストがどのようにしてできたのかをお話します。

実は誕生したのは100年以上も前の時代です。
100年前のアメリカで鉄鋼会社の経営者、チャールズ・シュワップが

アイビー・リーに相談をしました。

 

「自分を含めた従業員が、こうするべきだと思いながら、できていない。この状況はどうしたら解決できるのか?」

するとアイビー・リーは
「あなたの会社の効率を50%アップする方法を知っています。」
と言い、先ほどのアイビー・リー方式を教えました。

 

さらに最後に
「もしこの方法で全ての仕事を終えることができなかったら、この他のどんな方法を試しても無駄でしょう」
とまで言い切りました。

この会話はたったの20分ほどだったと言われています。

 

それから数週間後
シュワップはアイビー・リーに25,000ドルの小切手を送りました。
100年前の25,000ドルですから、莫大な金額です。

それでもシュワップはこの方法には計り切れない価値があると実感し、小切手を送ったのでしょう。
おかげで、シュワップの会社の従業員はやるべきことを確実に実行できるようになりました。
そして、数年後シュワップは世界最大の鉄鋼会社の社長に就任し、大成功を収めました。

 

たった20分の会話がどれだけのお金を動かしたのか、想像もつきません。
それぐらい価値のある方法ですので、是非実践してみてください。

 

まとめ

仕事が終わらない理由の一つは集中力不足
集中力を向上させ、業務効率を改善するには、やるべきことを明確化する

 

優先順位がわかりやすく、集中して仕事をするには
アイビー・リー方式がベスト!

最近ではスマホのアプリや、PCでTo Doリストを管理する人もいますが
私はこの方法が最もおすすめです。

 

100年前に莫大な価値があるとされ
100年経った現在もなお使われている方法です。
初期投資も掛からないので是非実践してみてください!

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