仕事の後回し癖をなくし、残業を減らす方法 ~アフォーダンスの実践~

仕事をついつい後回しにしてしまう人はいませんか?
仕事の後回しは絶対に辞めましょう。
後でやろうと放置したことは、二度とやらないと思ってください。

なぜそこまで言うのか?
それは後回しがあまりにも危険だからです。

・後回しにして忘れたまま
・人に聞かれて思い出す
・処理が遅れたことで大問題に
・もっと早く処理していればと後悔する

後回しにはこんな危険が潜んでいます。
そして後回し癖は繰り返します。

僕も残業が多い頃は、仕事量が多く後回しをしていました。
しかし、今では後回し癖は無くなりました。

僕がどうやって後回し癖から脱却したのかをご紹介します。

後回し癖から卒業して
すぐに仕事に取り掛かるデキる社会人になりましょう!

なぜ後回しにしてしまうのか

小学生の頃、夏休みの宿題はすぐにやるタイプでしたか?
僕は休みが終わる直前に慌てて取り掛かっていました。
間に合わずに何度怒られたか覚えていません…。

いつかやらなければいけないのなら、少しでも早くやればいいのに
何故人は後回しにしてしまうのでしょうか?

いつかするなら早くすればいいのに
何故人は後回しにするのでしょうか?

後回しにしてしまう理由はいくつかあるので
順番に紹介していきますね!

 

不安なので着手できない

仕事を後回しにしがちな人はこのタイプが多いのかもしれません。

上司から提案資料の作成を指示されているのに。
どうせ提出してもダメだしされてしまう
失敗するかもしれない
資料が悪くて笑われるかもしれない

このようなネガティブな感情でいっぱいになり着手できないパターンです。
仕事の勇気が出ないから億劫になることってありますよね
特に新しい仕事や、初めての仕事なんかそうです。

人間は嫌なことから目を背けたくなる生き物なので
どうしても後回しにしてしまいます。

考えるだけで満足している

やらなければいけないことに対して

まずはこれとこれを用意しよう
用意できたらこんな風にやろう
さらにこんな情報も加えよう

頭の中ではしっかりイメージを作っているが
イメージを作るだけで満足しているパターン

考えただけで満足をして、行動に移さず横から口だけを挟む。

これは会社にとって最も不要な人材です。
頭で考えることは当然大切なことですが
必ず行動に変えましょう。

別の事をしてしまう

営業でどこかに外出する予定だったのに
少しメールをチェックしよう。

議事録を作るはずだったのに
先に報告書を作成する。

 

もともとの予定と別の事をしてしまい結局本来する予定の仕事が終わっていない。

部屋の掃除中についつい昔のアルバムを見てしまう
それと同じパターンです。

後回し癖のある人は
1つのことに集中できない
1つのことをやり遂げられない
すぐに他のことに気を取られる
という人が多いです。

1つのことに集中して取り組むようにしましょう。

他にやりたいことがある

人から指示されている、やりたくない仕事
自分の好きな仕事

どっちの仕事から始めたいですか?

誰でも後者を選びますよね?
しかしいつまでたっても、自分の好きなことをやっていてはいけません。
どこかのタイミングで、やりたくないこともやらなくてはいけません。

そのタイミングが来るギリギリまで後回しにしてしまうパターンです。

 

めんどくさい

これは全ての後回し癖の方に言えるかもしれません。
私は完全にこのタイプです。

 

ハッキリ言ってどんな仕事もめんどくさいものです。
やらなくていいのなら、誰もやらないでしょう。

それでも生活のためにはやらなくてはいけません。
このめんどくさいという感情をいかにコントロールできるかは人生を左右するかもしれません。

 

後回しにしてしまうパターンを紹介しましたがあなたはどのタイプでしたか?
後回し癖のせいで、仕事を放置すると後々面倒なことになりがちです。
どんなことが発生するでしょうか?

後回しをするとどうなる

仕事を後回しにしていて得なことはありません
それどころか後で困ることばかりです。

後回しにしたことを後々後悔することになるでしょう。
どんなことが起こりうるか考えてみましょう。

 

締め切り直前に問題発覚

後回しにしていた仕事を、締め切り直前に取り掛かると

・予想以上に時間がかかる
・必要な情報収集に時間が必要
・担当者が不在で進まない
・修正する時間が無い

こんな問題が発生しがちです。

 

依頼された時にすぐ取り掛かっていればよかったものを
後回しにしたせいで余計に時間がかかる。
時間が足りないせいで残業をするはめになることもあるかもしれません。

 

信頼を失う

上司は信頼をしてあなたに仕事を与えたのに

・提出が遅い
・慌てて処理したので間違いだらけ
・周りの人にも迷惑をかけた

こんなことになれば信頼は一気に下がります。

一度失った信頼を取り戻すのは至難の業です。

 

後悔して自分を責める

後回しとそれによる失敗を繰り返すと

・また後回しにしてしまった
・同じ失敗を何度繰り返すか
・自分はダメな人間だ
・どうせ変わることはできない

 

こんな風に自分を責める人も多いでしょう。
自分で自分を責めるというのは本当に辛いことです。

できることならこんなことはしたくないですよね?

しかし、後回し癖が直らない人は
これを何度も繰り返します。
そして、いつしか仕事ができない人というレッテルを貼られ
だれもあなたのことを信用してくれなくなります。

後回しを繰り返すとたくさんの問題が発生することがわかりましたか?
もしかすると、共感する経験をお持ちの方もいるかもしれません。
そんな後回し癖に悩む方がこれからはすぐ仕事に取り掛かれるようになる方法をここからは紹介していきます。

 

アフォーダンスを取り入れて、後回し癖から卒業

後回し癖から卒業するために、アフォーダンスを活用していきましょう。
これだけですぐに仕事に取り掛かれるようになります。

まずはアフォーダンスとは何かを身の回りの実例をもとに紹介していきます。

アフォーダンスって何?

アフォーダンスとはデザインに使われる言葉です。
特定のデザインを用意することで
人が物を動かすのではなく、物が人を動かす
物が人の次の行動を指定して、そこに導くことを意味します。

 

具体例を出していきます。

 

ドア

例えばあなたの目の前にドアがあるとします。
もしもそのドアにドアノブがついていたら
あなたはノブを回し、押すか引くという行動をとるでしょう。

このドアノブが無ければ、押すか
またはスライドという行動をとるはずです。

ドアノブのついたドアに対して
ノブを回しスライドする人は恐らくいないでしょう。

イス

公園の広場の真ん中に長イスが2つあります。
1つは背もたれ付き。もう1つは背もたれがありません。

背もたれ付きのイスに座る時、ほとんどの人が同じ向きに座るでしょう。
当然背もたれに背中を向けて正面を向く形です。

では背もたれがないイスの場合はどうでしょうか?
きっと人によって向きがバラバラになるでしょう。
正面がどちら側なのかも判断することができません。

 

このように物が人に働きかけることで
人の行動を決定させることをアフォーダンスといいます。

 

仕事への活用

ではこのアフォーダンスをどう活用すれば後回しせずに仕事に取り掛かれるのでしょうか。
方法は簡単で、あなた自身が自分の次の行動を決定するような、環境を作ってしまえばよいのです。

やるべきことをリストに書き出し、取り掛かるようにするTo Doリストも近いものです。

 

アフォーダンスの実践例

アフォーダンスの実践例を紹介します。

 

資料を作成する場合

何か資料作成を抱えている時、後回しにしないためには
資料作成に必要な書類などを、机の上に出すようにしましょう。

 

例えば休憩前や、席を立つ時にあえて書類を出していきましょう。
戻ってきたあなたは、わざわざその書類を直してまで別の仕事に取り掛かるでしょうか?
机の上に用意された書類を見て、資料作成を始めるでしょう。

 

営業に外出する場合

外出予定直前に別の仕事を始めてしまい、外出時間が遅れる。
やりがちですよね?

これを防ぎたいなら、いつも使用している外出セットをイスの上に置いておきましょう。
わざわざカバンを動かしてまで、イスに座り別の仕事をすることはないでしょう。

 

もしカバンをロッカーにしまっていたら
ロッカーに行くことを後回しにするので外出が遅れていきます。

このようにやらなければいけない仕事を自分がするように、環境を整えていきましょう。
そうすれば後回しをすることなく仕事が早く終わっていきます。

 

まとめ

まとめとして、私の実践方法を紹介します。

私は日々、帰る際は机の上のものを全て引出しに直して帰ります。
ノートパソコンも直しています。
なので、1日のスタートはその引出しを開けることから始まります。

 

また、私は翌日にしなければいけない仕事をクリアファイルにまとめ
翌日の自分への引継ぎを用意しています。

このファイルを引き出しの一番上にしまうことで、翌朝にすぐファイルが目に入り
そのファイルの中に前日作成したTo Doリストが入っているので
そのリストを見て、すぐ仕事に取り掛かることができます。

やることがわかるTo Doリスト
仕事をする環境作りのアフォーダンスを組み合わせることで
無駄な時間なく仕事に取り掛かり、残業をなくしています。

ぜひ参考にしていただき皆さんも実践してみてください。

2 COMMENTS

匿名

参考にさせていただいています。
直す、というのはしまうという意味ですね。九州以外では、意味が通じない方がほとんどではと思います。

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tenten

コメントいただきありがとうございます。
「直す」って方言だったんですね。
勉強になりました
すぐに訂正いたします!

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