残業が少ない人が実践している働き方 ~残業を減らし、定時で帰るための働き方~

社員の残業を大幅に削減するには会社規模での改革が必要です。
だからと言って、残業が多いのは会社が悪いと言い訳をしていては
残業を減らすことはできません。

会社規模ではなくとも
自分一人の働き方次第で残業を減らすことは絶対にできます。

そこで今回は
実際に残業が少ない人どんな働き方をしているかを紹介します。

これは僕の実体験の他に
僕の取引先の残業削減に向けた取り組みなどを参考にしています。

あなたの働き方を変えるいい機会かもしれません。
是非参考にしてください。

 

仕事を一度で済ます

限りある時間を最大限使うためには、一回で済ませられることは済ませて無駄を省くことが大切です。

例えば何か案件があり、取引先に訪問するとき。
一つの案件のために、担当者と会うだけではもったいないです。
せっかく貴重な時間を使って外出しているのだから、最大限に利用しましょう。

 

担当者に会い、案件を済ませたら次は上司にも会いましょう。
上司に会い、取引している商品やサービスの使用感をヒアリングする。
さらに追加されてほしい機能など要望を聞いておく

ここで要望を聞いておき、実装された時は
「以前伺った要望をしっかり反映させました」
と言えば相手に与える印象もばっちりです。

 

上司に会った後は、現場レベルの担当者にも声をかけて同様のことを聞いてみましょう。
現場の担当者と上司では違った意見が生まれるはずです。
さらに先方からは、現場レベルまで気にかけてくれていると、これも好印象を与えます

 

昼寝をする

お昼休憩に昼食をとった後、どのように過ごしていますか?
スマホゲームをしたり、同僚と話したり、昼休みも仕事をしているという人もいるでしょう。

休憩後の仕事効率を上げるために、昼寝は非常に有効な手段です。
近年では昼寝の有用性が認められ「昼寝スペース」が設置された企業も出てきました。

 

昼寝をする時は20分ほどにしましょう。
それ以上長くなると睡眠が深くなりすぎるので、逆に目を覚ますのが大変です。
また、昼寝前にコーヒーや紅茶を飲むのもおすすめです。
カフェインは摂取後20分ほどで効果を発揮するので
昼寝が終わるころに丁度効果が表れてきます。

”仕事の疲れがなかなか取れない人はこっちもチェック!”

 

仕事を明確にする

残業を多くしている人は
「なぜこんなに残業しているのかわからない」
とよく口にしています。

これは自分がどんな仕事を、どれだけ抱えているのかわかっていないからです。

 

仕事を明確するために、最も有効な手段がTo Doリストの作成です。
私がおすすめするアイビー・リー方式というTo Doリストがあります。
この記事で紹介しているので気になる方はクリックしてください。

”定時で帰れるTo Doリストの作り方~アイビー・リー方式~”

 

早朝出勤する

昔から早起きは三文の徳と言われていますが、仕事にもそれは言えます。
自分は夜型だから、夜に残業した方がいい。

早朝から仕事するなら、残業と一緒では

早朝出勤を進めると、よくこんなことを言う方がいますが
少し考え方を変えましょう。

 

夜型だから朝起きられないというのは、単に睡眠時間が足りていないだけです。
夕方は早く帰って、早く寝るようにしましょう。
自分は夜型だと思い込むのはよくありません。

早朝出勤と残業はまったく別です。
どちらも時間外勤務ではありますが、モチベーションが全く異なります。

 

残業


周りの人が帰っていくのに、自分は居残り業務を処理しているとやる気はでません
上司に対しても、いつまでも残っているのは良い印象を与えません。

 

早朝


人が少ない社内に早く出勤して、皆が通勤している時には仕事をしている
早起きを継続できると、モチベーションの向上にも繋がる。
遅くまで残るより、早く来て仕事をする方が、上司へのアピールになる。

 

残業をたくさんするよりも、早朝出勤をして
しっかり朝ごはんを食べて、人の少ない電車に乗り
雑音の少ない、集中できる環境で仕事をしませんか?

 

仕事を減らさずに、無くす

仕事の無駄な部分を削っていき、業量を減らすことも大切ですが
減らすだけで満足してはいけません。
業量が少ない細かな仕事が多数残っては、結局手間がかかります。

 

不要な仕事は思い切って無くしてしまいましょう。

無くしたいからと、自己判断で決めるのは危険です。

 

まずは上司や、取引先になぜこの業務が必要か
過去の慣例から残っているだけなら省略してしまってもいいのではないか?
ここまで省略するなら、いっそのこと無くしても双方に差し支えないのでは?
少しずつ段階を踏んで相談してみましょう。

 

仕事に集中しやすくする

部屋の掃除をしている時などに
掃除中に出てきた、アルバムを見返したり、漫画を読んだりすることはありませんか?
意識が他に移れば、仕事に集中できません。

 

仕事に集中するための環境を自分で作りましょう。
環境作りのために、アフォーダンスという手法があります。
こちらで紹介しているので、気になる方はクリックしてください。

”仕事の後回しをなくし、残業を減らす方法 ~アフォーダンスの実践~”

 

ペーパーレスに取り組む

ペーパーレス化は各企業が取り組んでいる、コスト削減対策の重要な施策です。
環境面から考えても、無駄な紙の使用がなくなるのは良いことですね。

ペーパーレスの話になるとコスト削減がまず初めに話されますが
業務効率化にも非常に大きな役割を持ちます。

 

資料を紙で保存するとなると

・ファイリングするために穴をあける必要があったり
・ファイルが増えて収納場所が必要になる
・インデックスをつけるのが大変
・必要な資料をすぐに取り出せない

 

たくさんの障害が発生しますが
資料管理をデータに移管すると
関連する資料は一つのフォルダにまとめておけば簡単に取り出すことができます。

資料にメモを加えることもできますし
他の人との共有も簡単に行うことができます。

 

今までやっていたような無駄な整理が不要になるので
業務時間削減に大きく活躍してくれます。

ファイルやフォルダの効率的な整理方法はこちら

”定時で帰る人の、ファイル・フォルダの整理術!”

 

会議の最小単位を決める

皆さんの会社には無駄な会議ってどのぐらいありますか?
自分が出席する必要のない会議に、1時間も2時間も時間をとられて
仕事が終わらなくなるという経験はありませんか?

こうならないために会議の最小単位を決めましょう

 

最小時間

会議って何時から始まるかは決まっていても
何時までするかは決まっていませんよね?

まずは終わり時間を決めましょう。
終わりがなければいつまでもダラダラと続いてしまいます。
そのために、最小時間を決めるのです。

 

あくまでも仮の終了時間です。

この会議は最短でも30分行います。
この会議は最短でも45分行います。

と決めておきましょう。

そうすると目安の時間になった時に、会議を終わるか判断できます。

 

最小人数

自分が出席する必要のない会議って、眠たくなるし本当に無駄ですよね。
そんな無駄を作らないために、会議の内容に合わせて人員を最小限に抑えましょう。

 

この会議は関係者5名で行います。とハッキリ決めましょう。
もし自分が必要のない会議への出席を命じられたら
「この会議に参加する必要はあるのでしょうか?」
「何時までの終わらせなければならない仕事があります。参加が難しいです」
ハッキリ断りましょう。

 

最小回数

週に1回必ず行う会議ってありませんか?
毎週の定例の報告会などです。

 

正直毎週報告をしても大して変わりはありませんよね?
こんな会議は2週間に1回月に1回数を減らしましょう。

定期的に開くことが目的になっている会議には何も意味がありません。

 

急がない仕事は明日にする

完璧主義者の人によくあるパターンで
その日発生した仕事はその日のうちにと、残業をしてまで仕事をする。

これは間違いとは断言できませんが
残業を作っている一つの要因ではあります。

 

締め切りが一週間先、一か月先ならまずは全体をイメージするぐらいにしておき
後回しにしても全く問題はありません

優先順位が一番上に来た時に処理しましょう。

 

まとめ

今回紹介した働き方で
明日いきなり実践するのが難しいというものはありましたか?

あなたの意識次第で実践できるはずです。

・仕事を一度で済ます
・昼寝をする
・仕事を明確にする
・早朝出勤する
・仕事を減らさずに、無くす
・仕事に入りやすくする
・ペーパーレスに取り組む
・会議の最小単位を決める
・急がない仕事は明日にする

何から始めるかはあなた次第です。
残業を減らせるかどうかもあなた次第です。

まずは1つ実践してみましょう!

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