超効率的メールチェック術で残業を減らす方法

毎日大量に送られてくるメールのチェックってめんどくさいですよね?
中には自分には関係のないメールもあります。
今回はそんなメールチェックを効率的に処理できる方法を紹介します。

 

あなたは1日に何回、どの時間にメールをチェックしていますか?
なんとなく、気が向いたときにしている…。

そんな人も多いですよね?
それでは無駄が多すぎます。

 

急ぎのメールを待っているなら別ですが、そうでないなら
頻繁にメールチェックをしていると、そのつど仕事が増えていきます。
すると本当に重要な仕事を後回しにして余計に時間がかかることも。
ではどうすれば無駄なく処理できるのでしょうか?

 

メールチェックは決まった時間にしよう

1日の中でメールチェックの時間を決めておきましょう。
時間はあなたの仕事の中で、時間が確保されやすい時間にすることがおすすめです。

 

私の場合ですが
始業後すぐの9時
・お昼休憩後の13時
・定時前の16時30分
1日にメールを見るのは、この3つの時間だけです。

ただし、時間によってメールチェックの意味が変わってきます。

 

朝9時のメールチェック

朝のメールチェックはその日の仕事量とスケジュールを決めるためにします。

 

件名を見て、確認不要なメールは削除する

まず初めに、いらないメールは捨てる。
受信フォルダに溜まったメールを全てチェックしていると仕事は終わりません。
ただの回覧のような連絡事項社内情報の連絡などは一括して削除しましょう。

削除する時に便利なショートカットキーがあります。
複数選択する時は、まず先頭のメールを選択しましょう。

 

その後SHIFTキーを押しながら最後のメール選択してください。
すると、間に含まれたメールも全選択することができます。

フォルダ整理にも使えるショートカットなので覚えて損なしです。

 

件名を見て、簡単な返事で済むものはすぐに処理する

「ありがとうございます」や「確認しました」など、簡単な返事だけで済むメールも多いでしょう。
そんなメールはこのタイミングで処理しましょう。

今は忙しいからと先延ばしにしても、そんなメールに割く時間はいつまでたってもできません。
それよりも早く終わらしましょう

 

返事が早いと相手にも良い印象を与えます。
返事を先の伸ばしにすると「今更返事だけもういいか」と返事のタイミングを逃すことにもなります。
相手への印象は最悪ですね。

 

残ったメールを順番に確認する

初めの①,②までは件名を見るだけです。
全ての本文を確認していると時間がもったいないからです。

 

まずは件名で削除、次に件名で簡単に終わらせられそうなものを処理
残ったメールは本文確認が必要なメールです。
順番に開いて確認していきましょう。

この時受信フォルダの上から見ていくのではなく、下の古いメールから見ていきましょう。

 

至急かどうか仕分けをする

本文を確認していく時は順番に処理していくのではなく、まず仕分けをしましょう。
至急の回答が必要なもの、関連部署などの確認が必要なものは、当日中に処理しましょう。
重要度が低く、急がないものは一度保留する。

 

この時に既読状態のまま保留すると後々処理を忘れる恐れがあります。
フラグを立てるか、未読状態に戻すなどしましょう。

まだ仕分け段階です、処理は始めなくて大丈夫ですよ。

 

その日の予定に組み込む

前日から残っている仕事など、その日の予定にメール処理を追加しましょう。
前日から残っている仕事は優先的に処理をする。

そして今日発生した新しい仕事を処理しましょう。

 

ここまでが午前中のメールチェックです。
大体の目安ですが、私は9時に始めて9時20~30分までこの時間に使っています。

その日に何をするかしっかりと予定を組み立てましょう。
予定を作らずに、思いついた仕事を手当たり次第処理していると効率が非常に悪いです。

 

お昼13時のメールチェック

お昼休憩明けって眠たくて頭が回らないですよね?
午後のスタートは簡単なメールチェックから始めましょう。

 

朝のメール処理①~⑤を繰り返す

午前中の間にメールが増えていると思います。
焦ることなくまずは、削除簡単な返信内容確認仕分けと処理しましょう。

 

午前の保留案件を再確認

午前中に急がないからと保留したメールがありますね。
いつまでも放置していてはいけません。
午後からの仕事に余裕があれば処理するように予定に組み直しましょう。

 

午後の予定を確認する

お昼ごろになれば、今抱えている仕事量と今日中に処理しなければいけない仕事が大まかに把握できます。
急ぎの仕事は後に回さずになるべく早く処理しましょう。

 

16時30分のメールチェック

一日の最後のメールチェックは、残った仕事を全て処理するためではありません。
明日に仕事がどれだけ残っているか、明日は何をするか準備をする時間です。

明日に向けてしっかり準備をして、気持ちよく退社しましょう。

 

朝のメール処理①~⑤を繰り返す

夕方も基本的には同じですが1つだけ違う所があります。

それは⑤の「その日の予定に組み込む」という所です。

 

「その日」ではなくて「明日」に変わります。
明日に何をするか今日の内に決めておくと無駄なく仕事に入ることができます。

 

急がない仕事は明日に回す

今日中の処理が必要な案件を除き、残ったものは明日に回しましょう。
こんな時間から新しい仕事を始めていては、帰ることができません。

 

「今日は無理だ」と諦めるのではなくて
「明日やろう」と決断をしましょう。

 

明日することをまとめる

メールも確認したことで、今自分が抱えている仕事が把握できました。
明日出社をしてから、仕事に入りやすいようにTo Doリストを作成しておきましょう。

明日の自分のために、何をしたらいいかメモを残してあげましょう。

 

私は16時30分頃からメールをチェックし
To Doリストを作成して1日の仕事が終了になるように習慣づけています。
そうすることで、終わりも始まりも無駄なく仕事ができます。

 

まとめ

皆さんに特に覚えて欲しいことは
決まった時間に確認する
いらないメールはすぐに削除
急がないメールは明日に回す
この3つです

 

これだけを実践するだけでも効率的な働き方ができるので
残業時間が大幅に削減されて、定時退社に近づきます。

是非実践してみてください。

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