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To Cc Bccの違いって?署名って必要? 今さら聞けないビジネスメールのお悩み解決

To Cc Bccってどう使い分ける
メールの件名って何を書けばいいの?
メールに署名って必要

 

今更聞けないビジネスメールのお悩みはここで解決していきましょう。

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To Cc Bccの違い

3種類の宛名をうまく使い分けられていますか?
今更聞けない、宛名の違いを簡単にまとめました。

 

Toは宣言して送る

Toはあなたに送っていますとはっきり宣言する送り方です。
AさんとBさんに送るなら、メールの宛名は

A様
B様

 

といったように同列で扱い、二人に対して送っていますよと宣言します。
この時注意するポイントは、AさんとBさんで階級に差がある場合は上役の人を上にしましょう。
もしも上役を下にしてしまうと、部下に踏まれていることになり不快感を与えると共に、あなたが非常識だと思われます。

 

Ccは共有者がいます

Ccはメインの送り先のAさんとは別にBさんとも情報を共有したい時に使います。
よくあるパターンは、Aさんにメールを送ったことを上司のBさんと共有する時などです。

 

メールの宛名は
A様
(Cc:B様)

このように名前の前にCc:とつけることが一般的です。
()をつけるかどうかは人それぞれの好みになります。

 

Bccはこっそり送る

ToとCcは受け手が誰に送ったかわかるものでしたが、Bccは誰に送っているのかわからない送り方です。
BccでAさんとBさんに送ると、それぞれは自分以外の誰に送られているのかわかりません。
ですので、メールの宛名も

 

各位や、代表者のA様などが一般的です。

同じメールを複数の相手に送りたい時は使ってみましょう。
複数の宛先に送信する時にアドレスの情報漏洩にもなりません。

 

メールの件名はわかりやすくする

メールを作成する時に、件名って何か意識していますか?
なんとなく「○○の件」「○○について」としていませんか?

 

件名がわかりやすいと、相手は理解しやすくとても助かります。
日頃からわかりやすいメールを作成していると、好印象を与えます。
簡単な工夫で他の人と違うメールを送ることができます。

 

おすすめの件名のつけ方

件名をつける時に注意するのは3点だけです。
・目立つ
・長すぎない
・具体的

たったこれだけで簡単にわかりやすい件名をつけることができます。

 

目立つ

相手の受信フォルダの中であなたのメールを目立たせるには他のメールと紛れさせないことが大切です。
例えば、送り先がシステム開発の人なら
どんなメールがきてそうですか?想像してみてください。

 

恐らく
「〇〇システムの不具合について」「システム改良について」「機械トラブルについて」
こういった問い合わせに関するメールが多いでしょう。

 

こんなメールの中であなたのメールを目立たせるには

「【故障】○○システムの不具合について」
「【依頼】システム改良について」
「【HELP】機械トラブルについて」
このように【】を頭にもってきて一言入れましょう。
3つ目の【HELP】などは、親しい方とのメールで使うと話のネタにもなるのでお勧めです。

 

長すぎない

メールの件名が長すぎると全て表示されずに、短縮されてしまい相手にも良い印象をあたえません。
どうしても長くなってしまう時は、重要なことを初めに書いておき、本当に伝えたいことが隠れないようにしましょう。

 

具体的

件名が抽象的なメールが来ると困りますよね?
送る時も極力具体的に表現しましょう。

 

例えば、打ち合わせの日程を決めたい時も
「打ち合わせ日程について」
これだけでなく
「【5/10希望】打ち合わせ日程について」

このように件名に目的を入れておくと、相手には非常にわかりやすくなります。
是非実践してみてください。

 

メールに署名は必ず入れる

署名は必ず書くようにしましょう、そして必要事項も必ず書いてください。

自分の名前
会社名、部署名
会社の住所、連絡先
自分のメールアドレス
自分の携帯番号

 

一般的にはこの項目が必須事項となっています。
その他にもお知らせ(移転や連絡先の変更)広告(キャンペーンや商品)などを入れている方もいます。

 

順番は

会社名
自分の名前
住所
電話番号/FAX番号
メールアドレス

というのが一般的です。

 

例えばですが
++++++++++++++++++++
株式会社○○
営業部 定時 帰郎
〒111-2222 兵庫県神戸市1-1-1
TEL: 99-9999-9999 FAX:99-9999-9999
mail:teizi@co.jp
〈本社が移転になりました〉
++++++++++++++++++++
こんな風になります!

 

メール本文は簡潔に

文面で気持ちを伝えようとすると、強調語を使いすぎることがあります。
文章が長くなってしまうので、余計なところは省きましょう。
メールの文章は基本的に箇条書きで行間を作ると非常に見やすくなります。

 

悪い例

先日は、お忙しい中お時間をいただき誠にありがとうございました。

とても貴重はお話を聞くことができてたいへん勉強になりました。
特に営業経験に関するお話は私にはまだまだ想像もつかない内容が多く
非常に楽しい時間を過ごすことができました。

数々の実体験を聞き、粘り強い営業努力に非常に感動致しました。
 

良い例

先日は、ありがとうございました。

貴重なお話をお聞きでき勉強になりました。
特に営業努力については学ぶことが多く、感動致しました。

このように、簡潔に伝えたいことをわかりやすく文章にしましょう。
そうすることで、メールを作成する時間も大幅に削減されます。

 

まとめ

今さら聞けないメールの悩み
あなたも共感するものはありましたか?
恥ずかしくて聞けないことが解決できましたでしょうか?

残業時間が短縮されるメール術も紹介しています。
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そんな人はぜひこちらもどうぞ。

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