残業を減らす方法10選!!1ヶ月で20時間の残業を削減できる!

毎日の残業が多くて悩んでいるあなた
いつもお疲れ様です。

その残業時間を簡単に減らす方法があったら知りたいですか?

 

今から、私が残業を減らすために実践した
残業を減らす方法10選を紹介します。

あなたの残業時間も簡単に減らすことができるかもしれません。

 

残業は人生を無駄にしている

会社の同僚と話していて、とても驚いたことがあります。
同僚が
「今月は残業時間が少ないから、残業代も少なくて困るわ」
こんなことを言いました。

 

私は耳を疑いました。
これでは残業が少ないと困る。もっと残業をしたい。
そう言っているようなものです。

きっと彼は残業がいかに人生を無駄にしているのかに気づいていないのでしょう。

 

1日に1時間の残業を1年間毎日したとして、月の出勤回数を20日とすると。
1年間の残業時間
1時間×20日×12カ月=240時間になります

これを40年間繰り返すなら
残業1時間:240時間×40年=9600時間=400日
残業2時間:480時間×40年=19200時間=800日
残業3時間:720時間×40年=28800時間=1200日

 

たった1日1時間の残業でも
1年以上を残業に費やすことになります。
いかに残業が無駄かということがわかりますね。

ではそんな無駄な残業を減らす方法を紹介していきます。

 

To Doリストは絶対に作る

新入社員の頃To Doリストを作りましょうと上司や人事から言われませんでしたか?
新入社員の頃は、仕事の漏れがないか確認するためのもので
徐々に使うことも無くなっていきました。

しかし、残業を減らすためには
このTo Doリストが必須です。

 

特にアイビーリー方式のTo Doリストがおすすめです。
詳しくはこちらの記事で紹介しています。

「アイビー・リー方式 To Doリスト」で仕事を超効率化!!

 

仕事の重要度と緊急度を把握する

仕事の中には
重要だけど急がない仕事
急ぐけど重要ではない仕事など
たくさんの仕事があります。

この重要度と、緊急度を把握できていないと
正しい順番で仕事の処理ができない
非効率な働き方になります。

 

正確に把握するために画像のようなグラフを使いましょう。
今自分が抱えている仕事グラフのどこに当てはまるのか
アイビー・リー方式To Doリストの順位付けにも使えます。

最も急ぐべきは②の重要で急ぐ
次に①の重要で急がない
最も後回しにしていいのが③の重要でもなく急ぎもしない

 

そして一番困るのが
④の重要度は低いけど急ぐ仕事です。
人は重要でもない仕事は後に回しがちです。

 

まだいいやと後に回したせいで
納期が近づき
③にいた仕事が④にスライドします。
そうなると慌てて仕事をすることになり
効率が非常に悪くなります。

①と②は優先的に処理をして
③は④にスライドしないように気を付けましょう

 

1日のスケジュールを4ブロックで考える

社会人ならスケジュール管理はできて当たり前
こんなことがよく言われますが
スケジュール管理はどこまで細かくしていますか?

 

私は4分割を推奨します。
画像のように1日の時間を4分割にして
どの時間にどの仕事をするか決めましょう。

①~⑥はその日に処理する仕事を入れてください。

アイビー・リー方式To Doリストを使用する人は
番号にそのまま仕事を対応させるだけです。

 

人に仕事を教えてもらう

小学生から大学まで先生という存在が私たちを導いてくれました。
ですが会社にはそんな存在はいません。

新入社員教育の1つで指導担当がつくことはありますが
2年目からは独り立ちしなければいけません。

 

ですが、社会人は社歴に関係なく
自分より優れている人は全て先生だと思ってください。

例え年上だろうが、年下だろうが
自分の知らない知識を持っている人には率先して
質問をしていきましょう。

 

会社には育ちも、大学も、学部も、バラバラの人が集まります。
人に聞くことを恥ずかしがらずに吸収していきましょう。

 

Excelマクロで効率化

Excelを使用する事務作業はマクロを活用すれば大幅に時間短縮できます。

それはわかっているけど
マクロって難しそう…。

 

そんな方には
マクロの基本である
マクロの記録について記事を作成しているので
まずはそちらを見てください。
Excelマクロは超簡単に誰でも残業を減らせる!

 

報連相考をする

上司への報連相をしっかりしましょう。
これも新入社員研修などでよく言われますよね

でもこれだけでは足りません。

 

例えば上司とのやりとりなら
上司に報告をして情報共有
自分の持っている情報を連絡
次にどう動けばいいか相談

ここで終わらずに

 

あなたの相談に対して上司は何らかのアンサーをするはずです。

そのアンサーに対して
・なぜその答えが返ってきたのか
・その通り実践するとどうなるのか
・次に準備すべき情報はなにか

などしっかりと考えましょう。

 

ここで考えることをしなければ
報連相をして上司の指示通りにうごくただのロボットです。

ここでしっかりと考えて先の予測ができていると
1つの仕事の工程を減らすことができて
残業時間の短縮にもつながります。

 

整理整頓をする

必要な資料や情報が中々見つからない
探すのに時間がかかる
そんな人はいませんか?

 

情報を探している時間は本当に無駄な時間です。

1日5分何か物探しをしているなら
1ヶ月で100分探していることになります。

 

情報はいつでも取り出せるように
正しく管理しましょう。

PCのフォルダ・ファイル整理が苦手な人はこの記事を参考にしてください。
ファイル・フォルダの整理術!~超簡単で超効率的!~

 

電話対応を減らす

電話対応は定時退社の一番の敵です
何気なく取った電話から
とんでもない仕事が飛び込んでくるかもしれません。

電話対応は極力減らしましょう。

 

でも減らすにはどうしたらいいのか?
鳴り続ける電話を無視するわけにもいかない…。

そう思いますよね?

 

私が電話対応を減らすために気を付けているのは
「言葉の選択」です

電話の案件の担当者が不在の際
あなたはどういう対応をしていますか?

 

悪い例が
「代わりにご用件を伺います。」
「代わりに対応致します。」
などの不在者の仕事を受け持つことです。

私はこのようなことは絶対に言いません。

 

私がよく使うのは
「担当者が戻り次第折り返しいたします。」
「お電話があったことを申し伝えます。」
など担当者への引継ぎはしますが
その他はしませんと
遠回しに先方に伝えています。

これだけで不要な仕事を抱えることがなくなります。

 

メールチェックを減らす

仕事が遅い人にありがちなのが
メールの見過ぎです。

メールは細かくチェックせずに
まとめて処理をする方がはるかに効率的です。

 

そもそも本当に急ぎの案件はメールをせずに電話をします。
つまり、メールで急ぎの仕事は来ないので
少しぐらい確認が遅れてもまったく問題はありません。

私は1日に3回だけメールチェックをしています。
・始業前の朝の時間
・お昼に1度
・夕方16時頃

これだけでもメールチェックは十分です。
無駄な確認時間は減らしましょう。

何時まで残業するか決める

残業時間を減らす方法を紹介しましたが
とは言えども残業は発生します。

そんな時はいつまでもダラダラと仕事をせずに
今日は何時まで残業する
と終わりの時間を決めましょう。

 

終わりの時間が決まっていれば
無駄にダラダラすることなく
キッパリと仕事を終わらすことができます。

まとめ

以上が私が実践している働き方の中で
特に残業削減の効果があった働き方10選です。

残業を減らすためには
・仕事はまとめて行う
・スケジュールを組み立てる
・整理整頓を行う
・効率を意識する
といったことを常に考えて仕事に取組みましょう。

何も考えず早く帰りたいと思いながら仕事をしていても
残業時間は減りません。

減らすためには工夫が必要です。
まずは今回紹介した10選から自分に合った働き方を実践してください。
少しずつ残業時間を減らして、一緒に定時で帰りましょう!

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