Excelマクロは超簡単に誰でも残業を減らせる!

仕事の中でExcelはどれぐらい使用しますか?
そして「マクロ」という言葉を聞いたことはありますか?

マクロの使い方の超基本を覚えるだけでも
Excelの作業が大幅に削減され、業務効率化ができ
残業を大幅に減らすことができます。

 

そんなマクロの基本的な知識と使い方
簡単な例を参考にお見せしながら説明します。

業務効率化に活用してください。

 

Excelのマクロって何?

マクロを簡単な言葉で表すと
作業の「自動化」です。

ルーティーン業務など、Excelで繰り返し同じ操作をしている場合は
その一連の操作を自動化することで、ワンクリックで完了することができます。

 

例えばこんなことが自動化できます
・必要なデータの抽出
・請求書の作成
・売上データの集計
・顧客リストの一括加工

 

などなど、いろいろとありますが
現在Excelで行っている作業は
全てマクロを使って自動化できると言っても過言ではありません。

 

データの抽出をマクロ化

今回は実際にマクロを作成する手順を公開していきます。

説明のために簡単でわかりやすい
「データの抽出」
をマクロにします。

 

あなたはたくさんの顧客リストから
必要なお店のデータを抽出する時はどうしていますか?

条件を設定して、フィルターを実行するのが
基本的な作業方法ではないでしょうか。

 

そこで、フィルターでデータを抽出するマクロを作成します。

 

マクロの記録


・マクロって難しいプログラミングが必要そう
・パソコンが苦手だからできない
・複雑な手順は覚えられない

そんな人でも簡単にマクロを作成できるために
Excelには【マクロの記録】という超便利な機能が備わっています。

 

マクロの記録とはビデオカメラの録画と似ています。
ビデオカメラで動画を撮影すれば、繰り返し動画再生ができるように
自分の作業を録画して、その作業を再生できる機能です。

それではさっそくその方法を見ていきましょう。

 

マクロサンプルデータ

画像のようなA店、B店、C店の販売実績が並んだファイルを参考にします。

皆さんも簡単なデータを作ってみてください。

このデータからA店のデータだけが欲しい時は
フィルターを設定して

 

この画像のようになるかと思います。

このような
フィルターを設定して
必要なデータを抽出する手順をマクロにします。

Excelのマクロってどこにあるの?

まずは皆さんに質問ですが
Excelの中にマクロってどこにあるかはご存知でしょうか?

使ったことがない方は、おそらく知らないと思います。

 

画像のようにファイルから始まり
挿入、ページレイアウトとタブがありますが

その内の「開発」タブにマクロを含まれています。

もしも、開発タブがどこにも無い。
という人は
ファイル→オプション→リボンのユーザー設定
画像のように開発を有効にしてください。

 

マクロの記録を開始

開発タブを選択すると
マクロの記録という項目が
左側に表示されるので、クリックすると

マクロの記録、つまり
作業の録画が始まります。

すると、さっそくこのような画面が表示されます。

これはExcelさんが
あなたが今から作成するマクロの名前を教えてくださいと聞いています。
マクロで行う作業がわかりやすい名前を設定しましょう。

 

今回であれば、A店抽出などで大丈夫です。
マクロの保存先は画像の通り
作業中のブックを選択してください。

そしてOKを選択したらシートの左下を見てください。

画像のように
「準備完了」という文字と、その隣に「■」が表示されました。

準備完了とは
マクロの記録の準備が整いましたというお知らせです。

 

隣の■は
ビデオのリモコンの停止マークに似ていますよね?
意味も同じで、クリックするとマクロの記録を停止します。

全ての作業が終わればこの■マークをクリックして完了です。

マクロの終了

マクロの記録を開始して
シートの左下に「準備完了」と「■」を確認したら。

A店を抽出するためにフィルターを設定しましょう。
ここでの手順はいつもの通りに

 

フィルターを有効にして
A店のみを表示とするだけです。

それが完了すると画像のような状態になるはずです

 

マクロの記録がされていて
フィルター設定も終わっている状態です

ここまでできたら「■」マークを押して
マクロの記録を終了しましょう。

 

これだけで記録が完了しました。

マクロを実際に使ってみよう

それでは、さっそく作成したマクロを使ってみましょう。
まずは、表のフィルターを解除してください。

そして開発タブを開いてマクロをクリックしてください。

するとこのような画面が表示されます。

この画面は複数のマクロが保存されている時に
どのマクロを使うか選択する画面です。

 

先ほど作成したマクロを選択して実行を押しましょう。
するとA店のデータのみが抽出された状態になるはずです。

これがマクロの記録です。

Excelマクロの注意点

ExcelのマクロはVBAというプログラミングを使用して
作成することもできますが
最初の頃はこの、記録を使えば十分に活用できます。

しかし、マクロの記録をする際に
重要な注意点があります。

 

マクロの記録は、動画の録画と似ていると言いました。
一度撮影した動画の編集ができないように
一度記録したマクロの編集もできません。
(厳密に言うとできますが、それは応用編です)

なので、記録を実行中に間違った作業をすると
それが記録されてしまいます。

 

それに気づかずにマクロの実行をしていると
どこかで、重大なミスが発覚するかもしれません。

記録中は作業を丁寧に行うこと
実験的にマクロを動かして間違いがないか検証することを
必ず忘れないでください。

 

それともう一つ保存に関する注意事項です。
マクロが含まれるブックを保存する時は
ファイルの種類で
「Excelマクロ有効ブック」を選択しなくてはいけません。

そうしないと、保存できなかったり
エラーメッセージが表示されるので注意してください。

まとめ

Excelのマクロは記録を活用すれば
誰でも簡単に使うことができる。

手順は
・マクロの記録を開始
・いつもの作業を間違いなく実行
・記録の終了
・Excelマクロ有効ブックで保存

 

たったこれだけで無駄なExcel作業がワンクリックで完了します。

あなたの仕事を思い出して
どれがマクロで自動化できそうか考えてください!

仕事の無駄は全て削除しましょう!

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