Excelで超時短!関数が分からない人向けの基本とよく使う関数15選!

日常業務でExcelは使いますか?
Excelの操作は得意ですか?

Excelの操作でこんなお悩みはありませんか?

Excel作業が苦手
学生時代PC自体をあまり触らなかった
就職するまでExcelを使ったことがない
会社の若い人たちが関数を使っていて焦っている
仕事でExcelを頻繁に使う
Excel作業を早くしたい

 

こんなよくある悩みを解決していただくために
絶対に覚えるべき、簡単だけど効果は絶大なExcel関数をまとめました。

絶対にこの記事を読めば苦手は克服できます。
なぜなら、私もExcelがとても苦手な新入社員だったからです。

 

とても恥ずかしいのですが、新入社員の私は
Excelでの文字の入力の仕方もわかりませんでした。

1つのセルに3文字ぐらいしか入力できないと思い
3文字入力しては隣のセルに移動していました。
今思い返すと、問題だらけの新入社員です。

そんな私が今では関数を使いこなしています。

絶対にあなたも使えるようになります!

ゆっくりでいいので見ていきましょう。

Excel作業を激的に時短できる関数15選

実際にExcel関数を使うようになり私が変わったこと

・仕事の効率が格段に改善された
・1つ覚えるごとに苦手意識が薄れていった
・新しい関数を覚えることに抵抗がなくなった
・Excelで困った時は、解決できる関数がないか検索するようになった
・複数の関数を組み合わせて、問題解決できるようになった

PCが苦手で、Excelもほとんど触ったことがなかった私は
まず簡単な関数を1つ覚えることから始めました。

 

1つ覚えるだけで、仕事が楽になるのが楽しく
いつのまにか、自分から新しい関数を調べては練習を繰り返すようになりました。
今では部署の中で1番関数に詳しくなりました。

そんな私が選ぶ、絶対に覚えるべき関数15選はこちらです。

・COUNT関数(数値が入力されたセルの個数を数える)
・COUNTA関数(空白セル以外を数える)
・LEN関数(文字数を数える)
・AVERAGE関数(指定範囲の平均を計算)
・ROUND関数(数値を四捨五入する)
・LEFT関数(指定した文字数だけ左から抜き取る)
・RIGHT関数(指定した文字数だけ右から抜き取る)
・&関数(セルの値を結合する)
・ASC関数(半角に変換する)
・IF関数(条件を指定して、出力する)
・COUNTIF関数(COUNTの条件を指定する)
・AVERAGEIF関数(AVERAGEの条件を指定する)
・SUMIF関数(SUMの条件を指定する)
・IFERROR関数(エラーの時の表示方法を決める)
・VLOOKUP関数(検索と一致するものを表示する)
・IFERROR+VLOOKUP関数(VLOOKUPのエラーを表示しない)

 

アルファベットがいっぱい並んでいてもう無理そう…。
大丈夫です、安心してください。
画像も交えながら、誰でも覚えられるように紹介していきます。

COUNT関数(数値が入力されたセルの個数を数える)

数値が入力されたセルの個数を数える時皆さんはどうしていますか?

下のような商品一覧データに販売個数が入力されているとします。
販売実績があった商品は何点ですか?

販売個数に実績が入力されている6点ですよね?
これぐらいの少ないデータなら目で見てすぐにわかりますが
これが100以上にもなると簡単には判断できません。

そこで簡単に数値が入力されたセルを数える方法があります。
それがCOUNT関数です。

 

実際に使っていきましょう。

まずは数式の呼び出し方です。
色々な方法がありますが、最も基本的な方法で今回は紹介していきます。

 

関数を使用する時は、答えを表示したいセルを選択しておくことを忘れないでください。
今回であれば、販売商品点数を表示したいので
E3を選択してから、関数を使いましょう。

 

画像の赤枠で囲まれた【fx】が数式の呼び出しボタンです。

クリックしてみると下のように
数式の選択BOXが表示されます。

 

数式はAからZまでアルファベット順に並んでいます。
下にスクロールしていくと
COUNTが見つかります。

 

COUNTを選択してOKをクリックしましょう。
するとCOUNT関数の条件設定BOXが表示されます。


画像のように値範囲を入力しましょう。
C3:D11の意味は
C3~D11までの間という意味です。

【:】は○○~○○までという、範囲指定に使います。

 

COUNT関数は数値の入力されたセルを数える関数なので
C3~D11の間で数値が入力されたセルを数えてくれます。

OKを選択すると

E3セルに6が表示されました。
このように数値が入力されたセル数を知りたい時は非常に便利です。

セルの指定範囲を入力するのが面倒という人はドラッグで選択することもできます。

 

C3:D11と入力をせずに
C3~D11までをドラッグで選択すると画像のような選択範囲になります。
自分に合った使いやすい方法を試してください!

 

COUNTA関数(空白セル以外を数える)

COUNT関数で数値を数えることはできるようになりました。
次は文字を数えましょう。

同じく、このデータで取扱い商品数を数えましょう。
目で見て簡単にわかりますが

消しゴム~ハサミまでの9点の取り扱いがあります。
これも100点以上になると数えるのが大変です。
そんな時は関数を使って数えましょう。

まずは、さっき覚えたCOUNT関数を使ってみましょう。

COUNT関数を呼び出して
B3~B11まで選択しましょう。
そして、OKを押すと

画像の通り表示は0になります。

なぜなら、COUNT関数は数値を数える関数
文字を数える関数ではないからです。

では文字を数えるにはどうしたらいいのか?

そこで使うのがCOUNTA関数です。
COUNTA関数は数字、文字を問わずに
とにかく空白以外のセルを数える関数です。

実際に使ってみましょう。

数式選択BOXからCOUNTAを選択する
範囲を選択する
OKを押すと

9と表示されましたね。

これはB3~B11までの間に空白以外のセルは9個あるということです。

文字が入力されたセルを数えたい時はCOUNTA関数を使いましょう。

LEN関数(文字数を数える)

Excelで入力した文字数を数える時にどうしていますか?
Wordだったら、自動で数えてくれるのにExcelはできないため
不便に思うことはありませんか?

そんな悩みを解消するためのLEN関数です。
実際に使ってみましょう!

まずはLEN関数を選択しましょう。


入力BOXで文字数をカウントしたいセルを選択しましょう。
たったこれだけで、文字数を数えることができます。


後は数式を下までコピーしましょう。
それぞれの文字数が表示されます。

複数のセルに入力された文字数を数えたい時は合計して求めましょう。

 

AVERAGE関数(指定範囲の平均を計算)

次に紹介するのは、選択した範囲の平均値を求める関数です。
使い方はもう簡単です。


まずはAVERAGEを探して選択する。

平均を求めたい数値の範囲を選択する。

 

するとこのように平均値が表示されます。

2.3333…と続く数値を見てどう思いますか?
四捨五入で見やすくしたいとは思いませんか?

次は四捨五入をしてくれる関数を紹介します。

ROUND関数(数値を四捨五入する)

せっかく平均値を求めたのに
2.3333…と続いていては見栄えが悪いですよね?

そんな時はROUND関数で四捨五入をしましょう。

ROUNDを探して選択

四捨五入したい数値を選択する
今回ならE9セルを選択します。

次に桁数とありますが
これは少数第何位で四捨五入するかを選択できます。
まずは1と入力しておきましょう。

これでOKを押すと

少数第1位で四捨五入されて2.3と表示されます。

必要な桁数を調整しながら使いましょう。

LEFT関数(指定した文字数だけ左から抜き取る)

画像のようなデータがあった時に
店コードのアルファベット部分だけ抽出したいという時がありますよね。

そんな時に数字部分が同じであれば
置換で一括削除できますが
異なる場合に1つずつ消していては大変です。

そんな時はLEFT関数を使いましょう。

LEFT関数を検索して選択
セルを指定して、左から何文字を抜き取るか選択します。

 

今回であればAA1000と表示があるセルを選択する
アルファベット部分なので、左から2番目までを指定する。

すると画像のようにAAのみが抽出されます。
あとは数式を下までコピーすれば

それぞれのアルファベット部分が表示されます。

左側だけを抽出したい時は
LEFT関数を使って効率的に処理しましょう。

RIGHT関数(指定した文字数だけ右から抜き取る)

先ほどは左側から抽出をしたので
次は右側から抽出しましょう。

やり方は、LEFTがRIGHTに変わるだけです。

RIGHT関数を選択する。

範囲を指定する。
今回は数字部分だけなので右から4番目までです。

数字部分1000だけが表示されました。
あとは、下までコピーをして完成です。

&関数(セルの値を結合する)

LEFTとRIGHTで分解をしたので、次は結合をしましょう。

方法はとても簡単です。
結合したいセルを選択して、&でつなげるだけです。
まずは、表示したいセルに=を入力します。

次に、AAを選択して&を入力後、1000を選択します。
画像のような表記になっていれば正解です。

この状態でENTERを押すと

このように選択したセルの結合が完了です。
後は下までコピーするだけです。

LEFTとRIGHT、そして&を覚えれば
セルの分解と結合が簡単に実行できます。

是非覚えて使ってください。

ASC関数(半角に変換する)

全角で入力されたデータを半角に変換したい。
そんな時に便利な関数がASC関数です。

画像のデータは全て全角で入力されています。
これを一斉に半角へ変換しましょう。

まずはASC関数を選択します。

次に半角へ変換セルを選択するだけです。

 

画像のように半角変換が完了しました。

後は下までコピーをしましょう。
数字、アルファベット、記号の全てが半角変換されます。

これだけ知っていればわざわざ入力しなおす必要はありませんね。

IF関数(条件を指定して、出力する)

Excelには自分で条件を指定して
その条件を満たした時に、何を実行するかを決める機能があります。
それがIF関数です。

 

IFは英語で、【もしも】という意味です
Excelでも、「もしも○○なら、××する」という条件の設定ができます。

冒頭でも使用した、商品一覧のデータを使います。

まずはIF関数を選択しましょう。

するとIF関数の条件を入力することができます。
論理式:「もしも○○なら」という条件を決めます
値が真の場合:論理式を満たす場合にどうするか
値が偽の場合:論理式を満たさない場合にどうするか

それぞれを入力しましょう。

 

今回は販売個数が3以上なら〇、3未満なら×を表示します。

論理式:指定セル>=3
値が真の場合:
値が偽の場合:×

このように入力しましょう。

数値の以上、以下の表示方法は
0よりも大きい→A>0
0よりも小さい→A<0
0以上→A>=0
0以下→A<=0
これを参考にしてください。

 

この条件が入力できたら、OKを選択して実行しましょう。
すると、〇が表示されます。

指定したセルの数値は5なので
3以上の条件を満たします。
なので〇が表示されました。

この数式を下までコピーすると
上2つのみが〇になり
それ以外は×になります。

3以上なら〇、3未満なら×が表示されていますね。

IF関数は覚えられたでしょうか?
少し複雑に思うかもしれませんが
条件を指定して、満たしたときにどうするかを決めるだけです。

 

難しく考えすぎずに、何度か練習してみましょう。

ここからは少し難しくなります。
今まで覚えた関数とIFの複合系です。
意味を理解すれば簡単に使いこなせるのでまずは練習してみましょう。

COUNTIF関数(COUNTの条件を指定する)

COUNT関数とIF関数の複合系で
COUNT関数の条件を指定することができます。

まずはCOUNTIFを探して、選択しましょう。

範囲と検索条件の入力をしましょう。
範囲は販売個数全体を選択
検索条件は3以上と入力しましょう。

 

下の画像のように入力できていれば大丈夫です。
これを実行すると

 

2と表示されます。
COUNTIFを使って
選択範囲の内、3以上のセルを数えてください。と入力をしたので
2と表示されました。

IF関数で〇が2つ表示されたように
3以上の数値が入力されたセルは2つありますよ。
という結果になりました。

このようにIF関数は他の関数に条件を指定することもできます。
順番に覚えていきましょう。

AVERAGEIF関数(AVERAGEの条件を指定する)

AVERAGE関数とIF関数を組み合わせた関数です。
条件を指定して、その条件に該当する数値の平均を計算することができます。

実際に使っていきましょう。
まずはAVERAGEIFを選択しましょう。

 

範囲と条件を指定することで
指定範囲内の、指定条件を満たす数値のAVERAGEを計算してくれます。

 

対象範囲は数値が入力された範囲
条件は数値が3以上であることを入力してください。
画像のようになっていれば大丈夫です。

 

すると4となりました。
3以上の数字は5と3だけなので、2つの平均値4が表示されました。

SUMIF関数(SUMの条件を指定する)

続いては指定範囲の足し算をしてくれるSUM関数に条件を指定しましょう。

まずはSUMIF関数の選択です。

 

指定範囲の中で、指定条件を満たす数値の合計を求めてくれます。

 

数値が入力された範囲を選択し、条件は3以上にしましょう。
これで、指定範囲内で3以上の数値の合計を計算することができます。

 

もうおわかりだと思いますが
3以上の、3と5の合計8となりました。

指定範囲内で100以上の数値だけを足したい
0以上の数値だけを足したい時などに使える関数なので
是非覚えて実践してみましょう

今回紹介する関数は残り2つとなりました。
残りの関数は少し難しいですが、覚えると仕事が激的に楽になります。
もしもあなたの知らない関数なら、この機会に覚えましょう。

IFERROR関数(エラーの時の表示方法を決める)

数式を入力したときに、エラーが表示されるのが気になりませんか?
エラーが発生したときに、表示する内容を指定することができます。

 

画像のデータで前年比という項目を見てください。
前年比を求めるために
今年販売個数÷昨年販売個数
という計算をしていますが、2つだけエラーが出ています。

数字の0で割ることができないのでエラーになっています。
このエラーの表示を変えていきましょう。

まずは、IFERRORを選択して条件の入力BOXを呼び出しましょう。

 

IFERROR関数では、これまでと少し違い
エラーの場合の値となっています。

値という所に、求めたい数式を入力します。
今回ならば、今年販売個数÷昨年販売個数ですね。

エラーの場合の値は
値に入力した、数式がもしもエラーだった時に何と表示するかを設定できます。

 

このデータでエラーとなる理由は昨年の売上が0のためでした。
なので、エラーになったセルには「昨年売上無し」と表示するように設定してください。

 

すると画像のように数式が正しく計算できるセルにはその数値
エラーとなるセルには昨年売上無しと表示されました。

このようにエラーになってしまう時の表示設定をしておくことで
資料がとても見やすくなり、編集も楽になります。
会議資料を作成する時に是非使ってみてください。

VLOOKUP関数(検索と一致するものを表示する)

VLOOKUP関数をマスターすれば
自分が知りたいデータを瞬時に検索し、表示することができます。

 

商品コードに対して、商品名を表示したい
一覧表から、必要なデータのみを抜き取りたい
様々な場面で活躍する、サラリーマンにとって必須な関数です。

しかし、引数が複雑なのが難点です。
今回は複雑な所も使いながら説明するので、覚えていきましょう。

 

画像のようなデータがあった時に
青色の「店コード」に例えばAA1000と入力をして
A店と「店名」に表示されると凄い便利ではないですか?

お店のリストが大量で、100店以上もある時は検索も一苦労です。
そんな時に瞬時に検索できるようになりましょう。

青色のセル(店コード)に入力して、黄色のセル(店名)に表示をしたいので
数式は、今回の場合F3セルに入力します。

F3を選択して、VLOOKUPを選びましょう。

 

すると画像のような入力BOXが表示されます。

検索値:どのデータを
範囲:どこから検索して
列番号:どこを表示するのか
検索方法:0

詳しい内容は次でお話するので、まずはこれぐらいにざっくりと考えてください。

 

検索値:今回はF2に入力した値を検索します
範囲:表全体選択するので、B3:C8
列番号:検索する値から、何列目かを数えます。店コードから2列目の、店名を表示するので、2になります。
検索方法:検索方法はFALSEを入力してください。入力がめんどくさい時は0を入力すればFALSEと同義です。

 

入力が終わると、「#N/A」と表示されます。
これはエラーを意味するのですが、今回はF2を検索するために数式を入力しました。
しかし、この状態ではF2が空欄のため
検索する値が無い=エラー
となっているだけなので、気にすることはありません。

早速数式が正しいか確かめていきましょう。

画像のように、F2セルに「AA1000」と入力しましょう。
すると、F3セルにはA店と表示されます。

F2に入力した値を、B3:C8の範囲で検索し
B列から2列目を検索した結果が表示されます。

入力する店コードを変えればそれに対応した店名が表示されるので試してみてください。

まとめ

今回紹介した関数をもう一度振り返りましょう

・COUNT関数(数値が入力されたセルの個数を数える)
・COUNTA関数(空白セル以外を数える)
・LEN関数(文字数を数える)
・AVERAGE関数(指定範囲の平均を計算)
・ROUND関数(数値を四捨五入する)
・LEFT関数(指定した文字数だけ左から抜き取る)
・RIGHT関数(指定した文字数だけ右から抜き取る)
・&関数(セルの値を結合する)
・ASC関数(半角に変換する)
・IF関数(条件を指定して、出力する)
・COUNTIF関数(COUNTの条件を指定する)
・AVERAGEIF関数(AVERAGEの条件を指定する)
・SUMIF関数(SUMの条件を指定する)
・IFERROR関数(エラーの時の表示方法を決める)
・VLOOKUP関数(検索と一致するものを表示する)
・IFERROR+VLOOKUP関数(VLOOKUPのエラーを表示しない)

以上の15個の関数を紹介しました。
この関数はExcel関数の基本になります。

基本ですが、効果は絶大です。
実際に使用することで、仕事の効率は飛躍的に改善され
データ入力、資料作成など様々な場面で活躍します。

是非活用をしてください。

また、Excelでこんなことがしたいと思った時はGoogleで検索してみましょう。
あなたの希望を叶える方法が必ずあるはずです。

そういった、検索と実践を繰り返していく内に
Excelスキルは高まっていきます。

その足掛かりになれば幸いです。

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