Excel作業をVLOOKUPとIFで超効率的にする方法

Excel作業に時間がかかる
関数がたくさんありすぎて、どれを使えばいいかわからない
データ入力や、資料作成をもっと効率的にしたい

そんな悩みを持っている人に役立つ
Excel作業が驚くほど効率的になる
VLOOKUP関数IF関数の使い方を紹介します。

VLOOKUP関数とIF関数をマスターすれば

・入力作業の削減
・検索作業の削減
・ミスの削減
・資料作成時間の短縮

など、業務改善に向けてたくさんの効果があります。

是非実践をして、あなたのExcel作業を効率的に行ってください。

Excel作業をIF関数で超効率化させる

IF関数は条件を指定し、一致するかどうかを判定して
文字を表示したり、処理を実行できます。
IF関数関数はこのような構成でできています。

数値の大小の判断や、入力ミスの確認など
様々なケースで使うことができるので
絶対に覚えておくべき関数です。

 

今回はテストの成績に対して
合格と不合格を判定するデータ
IF関数を使って作っていきます。

IF関数を使う時には画像のような比較演算子で条件を設定します。
参考にしてください。

 

IF関数で合格判定をする

今回は画像のようなAさん~Jさんまでの成績判定を行います。
成績が80点以上なら合格、未満なら不合格を合否欄に入力しましょう。

やり方は簡単です
下の画像のように

論理式:>=80
真の場合:合格
偽の場合:不合格

とそれぞれ入力しましょう。

入力ができたら、数式を下までコピーしてください。
すると点数ごとに、合否の判定がされます。

次は80点以上には合格、80点未満なら空欄にしてみましょう。

条件を指定して、表示を空欄にしたい時は
空欄を意味する「“”」を入力します。

なので、この場合は

論理式:>=80
真の値:合格
偽の値:“”

このように入力しましょう。

入力が終われば下まで数式をコピーしてください。
すると画像のように合格だけが表示されて
不合格は空欄になりました。

 

このように、関数を使って結果を非表示にすることができます
何も表示したくない時は、「“”」を使いましょう。

IF関数で数式を計算する

先ほどは、入力された点数を判定するだけでした
次は少し難しくなります。
IF関数の中に数式を入力して
論理式を満たす場合に、計算された値を表示するようにしましょう。

画像のように、商品とその価格が表示されています。
価格が200円以上の商品だけ1割引きになるように
IF関数を使ってみましょう。

論理式:B4>=200
200円以上の商品にだけ割引を適用したいので
論理式は「B4>=200」となります。
真の場合:B4*0.9
次に真の場合では1割引きにしたいので
金額に0.9を掛けます。
Excelでは掛け算は「*」で計算するので「B4*0.9」となります。
偽の場合:B4
偽の場合は「>=200」を満たさなかったということなので
割引を適用せずに、そのままの金額「B4」を表示しましょう。

以上の条件を入力すると、下の画像のようになります。

この数式を下までコピーすると
200円以上には1割引きが適用され
他の商品は、そのままの金額が表示されます。

IF関数で〇〇以外を指定する

IF関数では「指定したセルの値が〇〇以外」という条件設定もできます。
そんな時は比較演算子の一覧でも紹介した「<>」を使用します。

例えば、先ほどの文房具の一覧表で
消しゴム以外を1割引きすると入力してみましょう。

論理式:A4<>“消しゴム”
真の場合:B4*0.9
偽の場合:B4

 

数式を下までコピーすると
消しゴムだけが150円のままで
その他は1割引きされています。

特定のジャンルや種別以外に数式を指定したい場合に
とても便利なので是非使ってみましょう

IF関数を組み合わせて、複数の条件を指定する

IF関数は単独で使うだけでなく
組み合わせて複数の条件を指定することもできます。

方法は簡単でIF関数の中に、もう1つIF関数を入力します。

 

テスト受験結果に対して
「80点以上は“A”」、「70点以上80点未満はB」、「70点未満は”空欄“」
というような成績の判定を行いましょう。

論理式:C4>=80
真の場合:”A“
まずは80以上であることを論理式にして
満たす場合にAと入力するようにします。続いて、偽の場合で
「70点以上80点未満はB」、「70点未満は”空欄“」となるようにしましょう。
IF関数を追加することでそれができます。偽の場合の入力欄に
論理式:C4>=70
真の場合:”B“
偽の場合:”“
となるように数式を入れましょう。

画像のように入力されているか確認してください。

そして数式をコピーすると
「80点以上は“A”」、「70点以上80点未満はB」、「70点未満は”空欄“」
この3つの条件が成立しています。

このようにIF関数を組み合わせることで、複数の条件を指定することができます。
複雑な関数を覚えずとも、IF関数を組み合わせれば
資料を作成することはできますので、是非使ってみましょう。

 

Excel作業をVLOOKUP関数で超効率化させる

VLOOKUP関数は本当に便利な関数です。
私も初めて教えてもらった時は感動しました。

もし今まで使ったことがないという人がいれば
これを覚えるだけで、Excelの作業時間が半減するかもしれません。

VLOOKUP関数はこのような構成でできています。

この関数をどのように使うことができるのか見ていきましょう。

VLOOKUP関数で見積書を作成する

画像のような見積書の作成を効率的に行うため、VLOOKUP関数を使います。
ID・商品名・単価などを毎回入力するのはめんどうですよね?
そこで、IDを入力しただけで各情報が表示されるようにしましょう。

B4セルにVLOOKUP関数を入力して
A4セルにIDが入力された時に自動で商品名が表示されるようにしましょう。

検索値:A4
A4に入力されたIDを検索します。
範囲:G:H

右側別表でIDから商品名を検索するので、該当するG列~H列を選択
別表では検索値を一番左側に配置します。
列番号:2
一番左から、何列目の値を表示したいのか
今回は商品名なので、2列目です。
検索方法:0
検索方法は完全一致のFALSEを選択しましょう。
0はFALSEの省略入力方法です。

次はA4セルにIDが入力された時に自動で価格が表示されるようにします。

検索値:A4
A4に入力されたIDを検索します。
範囲:G:I
右側別表でIDから単価を検索するので、該当するG列~I列を選択。
列番号:3
左端のIDから3列目を表示します。
検索方法:0
FALSEの省略0を入力

後は数式をコピーしましょう。
すると画像のように「#N/A」というエラーが表示されます
これは、VLOOKUP関数でIDを検索するはずが
空欄のために、エラーとなっています。

IDを入力するとそれぞれの情報が表示されます。
後は数量を入力し、金額に「C*D」(数量×単価)の数式を入れておきましょう。
これでIDを入力すれば自動で計算されるようになります。

以上がVLOOKUP関数の基本的な使い方です。

元表に対して、別表から数値を検索して表示したい時にとても便利なので是非使ってください。

 

エラーを表示させない方法

VLOOKUP関数を入力したときに「#N/A」というエラーが気になる
という人のために、エラーを表示させない方法を紹介します。

IFERROR関数を組み合わせるだけで簡単にできるので覚えておきましょう。

IFERROR関数とはエラーかどうかを判定し、表示する内容を指定する関数です。

IFERROR関数の値にVLOOKUP関数を入力して
判定結果がエラーの場合は空欄になるようにしておくだけです。
実際に入力した画面が下の画像です。

値に先ほどと同じVLOOKUP関数を入力
エラーの場合に「“”」空欄としおきます。

すると、下のように
数式は入力されているがエラーの「#N/A」が表示されていません。
資料のフォーマットに「#N/A」が表示されるのが気になるという人は活用してください。

 

VLOOKUP関数の近似検索を使って評価判定をする

先ほどはVLOOKUP関数の検索方法で、完全一致を選択しましたが
もう1つ、近似一致の「TRUE」というものがあります。

近似一致は完全に一致する値が無い場合
検索値未満で最も大きな値を表示します。

この機能どこで使うの?
と思うかもしれませんが、評価判定をする際にとても便利です。

テスト受験結果に対して、別表の評価基準を表示するようにしましょう。

やり方は簡単で、先ほど覚えたVLOOKUP関数をそのまま入力して
最後の検索方法を変更するだけです。

検索値:C4
テストの点数に対して、評価をするので検索する値は点数です。
範囲:I:J
別表で点数から、評価を検索します。
列番号:2
左端の基準から2列目を表示します。
検索方法:1
TRUEの省略1を入力

数式を下までコピーすると
それぞれの点数の範囲内で評価がされます。

これは、TRUEの
別表に完全一致するものが無い場合は、検索値未満で最も大きな値が検索結果となる。
という機能のおかげです。

例えば、Cさんの82点という点数は別表にはないため
82未満で別表の中で一番大きい値の80が適用されて
評価がDになるということです。

まとめ

いかがだったでしょうか?
難しく感じたかもしれませんが
使いこなせば仕事の効率は格段に上がります。

あなたのExcel作業時間は半減するかもしれません。

今回関数を使ってできたことをまとめましょう。

IF関数でできたこと
・数値条件を指定して合格判定
・IF関数で数式を判定
・○○以外を指定
・IF関数を組み合わせて、複数条件の設定

 

VLOOKUP関数でできたこと
・基本的な使い方で、見積書の作成を自動化
・エラーを非表示にした
・近似検索を使って、評価判定

以上のことができるようになりました。

これはまだまだ基本ですが
基本だけでもこれだけたくさんのことができました。

是非これからは関数を積極的に活用して
仕事の効率化を図っていきましょう。

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