確実に仕事が効率化する10の働き方

自分は仕事の効率が悪い効率の悪い働き方をしている
そんな悩みを持っている人が多いと思いますが
なぜ、あなたは効率が悪いのでしょうか?
どうすれば、効率よく働けるのでしょうか?

そんな疑問を解消して
誰もが効率よく働けるようになるための方法を紹介します。

今回紹介するのは
激的に仕事が効率化するツールの紹介などではなく働き方の改善策です。

日々の仕事から無駄を省き
効率的な仕事ができるサラリーマンになりましょう。

タスク管理

仕事の効率が悪い人の多くは、今自分が抱えている仕事を把握できていません。
把握できていないがために、何から着手すればいいのか正しい判断ができず
思いついた仕事を手当たり次第処理していき
締め切りの近い仕事を忘れ、直前になって慌てて残業をする。

こんな働き方を繰り返すと、自分は仕事をたくさんしていると
勘違いをして満足感を感じてしまいます。
人は非効率で地道な単純作業ほど、達成感を感じるものです。

 

こんな非効率な働き方を防ぐためにもタスク管理は必須です。
まずは今抱えている仕事を書きだしてみましょう。
さらに、後述しますが優先順位を付けることも重要です。

とにかく、まずは書き出してみましょう。
突発的な仕事
季節的な仕事
ルーティーン業務

 

とにかく今抱えているものは全て書き出しましょう。
自分が意外な仕事に時間を取られている事に気づくきっかけになります。

優先順位をつける

仕事の効率が悪い人は、とにかく自分が何をすべきかわかっていません。
優先順位を付けられない人に効率的な働き方は絶対にできません。

 

学生時代の入試を思い出してください。
偏差値を上げるために
自分の苦手な教科、苦手な分野を見極め、優先して勉強しませんでしたか?

仕事も同様です何でもかんでも、舞い込んだ仕事を順番に処理していてはいけません。
優先順位を見極めて処理しましょう。

 

仕事の優先順位をつける時は
アイビー・リー方式To Doリストがおすすめです。
ただやるべきことを書きだすTo Doリストとは異なり
・順位付けをする
・1つの仕事が終わるまで、他の仕事に着手しない
など、ルールがしっかり決まっているので
誰でも簡単に仕事を効率化させることができます。

こちらの記事で詳しい使い方を紹介しています。
「アイビー・リー方式 To Doリスト」で仕事を超効率化!!

仕事に仮説を持つ

仕事における仮説とは何か?
それは自分の中でゴールを作るということです。
仮説の無い仕事は、ゴールの無いマラソンと同じです。

例えば商品営業のためのチラシ作成を頼まれたなら

・このチラシをどこで受け取るのか
・誰が受け取るのか
・いつ読んでもらうのか
・読んだ人にどう感じて欲しいのか

このような仮説を作りましょう。

仕事の遅い人は仮説を立てずに何となく仕事を始めます。
過去のチラシを真似したり
Googleで「チラシ 作成 おすすめ」などと検索します。

そして悩むだけ悩んで仕事がまったく進みません。
それは自分の中で仮説を作っていないので
どこに向かえばいいのかわかっていないからです。

 

ゴールのわからないマラソンを走りだしても
絶対にゴールできないですよね?

自分の仮説に沿ったチラシで結果が出なかったとしても問題はありません。
当初の仮説を修正するだけで、簡単に結果に近づくことができます。

 

しかし、仮説を持っていないと
何がダメなのか、どこを修正すればいいのか
再び悩むことになります。

自分の決めていたゴールが別の場所なら目的地を変えればいいだけですが
どこを目指して走っているのか決めていなければ終わりはきません。
ただただ、体力と時間を消耗するだけです。

仕事には自分なりの仮説を作り最短距離でゴールしましょう。

アウトラインを作る

仮説を持つでもお話した通り、仕事のゴールを設定することはとても大切です。
もう1つ大切なのが、ゴールまでの道のりを設定することです。

 

車でどこかへ移動する時
カーナビに目的地を設定して、どのルートで行くか決めますよね?
高速は使うのか、途中で寄り道をするのか、工事中の道はないか
などのように、道のりを設定しますよね?

仕事も同じです、ゴールまでの道のりを設定しましょう。
そして、それをアウトラインといい
仕事の大枠を決める時などに使われる言葉です。

 

上司に資料作成を依頼された時に
「はい、わかりました」と何も準備せずに
Excelを開き、文章を打ち始める。
必要そうなデータを何となく集める。

こんな働き方をしていては効率が悪すぎます。
なぜなら、修正が大量に発生するからです。

何となく作成した資料を上司に提出しても

・このデータは不要
・このデータを入れて欲しい
・フォーマットを変えて欲しい
・もっと簡潔にして欲しい

など、あとから手直しを大量に頼まれます。

 

それは当然で、上司がどんな資料を必要としているか確認を全くしていないからです。

資料作成を頼まれた時に
ゴールを設定し、ゴールまでのアウトラインを考え上司に確認する
これだけでも手直しの量が大幅に削減されます。

 

例えば資料作成なら

・資料は何のために使用するのか、そこから期待する効果
・資料に加えるべきデータ
・資料の形式

このようなアウトラインをしっかりと考えてから
これで作成しようと思っているのですが、どうでしょうか?
まずは確認を取ってから着手しましょう。

 

もしもこの段階で、上司の想定している資料と大きく異なっているのなら
無駄な資料を作成する時間が大幅に削減されます。

アウトラインを上司に確認した時に
「間違っていたら修正するから、まずは自分の思うように作ってみろ」
こんなことを言う上司がまれにいますが、完全なる無能上司です。

 

なぜなら、上司の中にもアウトラインがなく、なんとなく部下に指示を出しているだけだからです。
本来上司から部下に指示を出す段階で、ある程度のアウトラインは伝わっておくべきです。

もしもあなたの会社の上司がこんな人ばかりなら、転職を考えましょう。

締め切りから逆算する

仕事遅い人は自分の能力を過信しています。
自分なら2時間ぐらいで、この仕事を終わらせられる。
だからまだしなくていいや。

そう思って放置し、締め切り前日の朝に始めるとこんなトラブルが発生します。

・予想以上に時間がかかる
・時間が無いので上司からの修正をできない
・必要な情報が揃っていない
・他部署への情報確認ができない
・予想外の仕事が舞い込み時間がなくなる

 

人がこれくらいでできるだろうという見積もりは
だいたい、実際の時間よりも短いです。
「もう少し早く終わる予定でしたが、予想より長引いて…」
これは言い訳にもなりません。

こんな仕事の失敗をしないためにすべきことは
締め切り日からの逆算だけです。

 

仕事を振られた時にまずは「仮説を立てる」
仮説に基づいて「アウトラインを作る」
アウトラインの過程ごとに「いつするのかを逆算して決める」

例えば、アウトラインを作った段階で
他部署からの情報が必要だとわかっていれば。

情報取得にかかる時間を締め切りから逆算して
遅くともいつまでには確認しなければいけないか決めておきます。
そうすると、直前に慌てて情報を集めることは無くなります。

 

仕事のできない人は、こういった
仕事のスケジュール管理が全くできていません。
そもそも考えてもいません。

たったこれだけを考えられるようになれば
あなたの仕事効率は大幅に改善されます。
締め切り日から逆算する癖を日頃からつけましょう。

完璧を目指さない

あなたが部下を持つなら
・丁寧に完璧に100点の仕事をしてくれる部下
・スピーディーに70点の仕事をたくさんしてくれる部下
どちらの方が欲しいですか?

「仕事において、丁寧、完璧は必ずしも正解ではない。」
この言葉を覚えておいてください。

 

完璧主義で質の高い仕事ももちろん評価されますが
ビジネスにおいて、それ以上に評価されるのがスピードです。

あなたが100点だと思う仕事は上司からすると80点かもしれません。
上司の手直しにより、100点に近づきます。
それは、あなたが無能だからではなく、人によって採点基準が異なるからです。
誰かの100点は皆の100点ではありません。

だからこそ、70点でもいいのでスピード感のある仕事ができる人が求められます。

仕事は1つに集中する

効率の悪い人は複数の仕事を抱えた時に
全ての仕事を少しずつ、同時進行で進めていきます。

色々な仕事を同時に処理して仕事をした気になっていますが
効率が悪いだけなので、今スグにやめましょう。

 

仕事は1つに集中して
確実に1つずつタスクを減らしていきましょう。

そうしなければいつまでたっても
自分の抱えているタスクが減りません。
マルチタスクはとても非効率です。

 

仕事のできる人は
「何をするか」ではなくて「何をしないか」の判断が明確です。
仕事のできない人ほど、「全てしよう」とします。

1つに集中するのが苦手な人は
まずは、何をしないかを決めてみましょう。

周りからの依頼を断る

仕事が忙しい時に限って、周りから新しい仕事を頼まれます。
自分のことで手一杯な時に、他人の世話まで見ていられません。
そんなものは全て断りましょう。

とは言っても、他人からの依頼って断りにくいですよね?

そこでおすすめの断り方を少し紹介します。

黙ってみる

誰かに話しかけた時に、沈黙が帰ってきたら怖くないですか?
沈黙を返す方も怖いですよね。
でもまずは3秒数えてみましょう。

 

僕はあえて、目を合わせて黙ったりします。
その後に
「今じゃないとダメですか?」
「他の人ではダメですか?」
など聞くと大体断れます。

 

先輩相手にも平気でやっています。
嫌われそうと思うかもしれないですが、そんなことはありません。

後からあの時は断ってすいませんでした、また余裕のある時に手伝わせてください。
という風に謝罪しておけば関係が崩れることはありません。

仕事が後回しになることを伝える

これは上司に頼まれた時に使える、断り方です。

仕事を頼まれた時に
「この仕事を優先すると、先日依頼された資料の作成が遅れますがそれでもいいでしょうか?」
「この仕事を優先すると、他の仕事の質が落ちますがいいでしょうか?」

 

頼まれた仕事はするけど、他の仕事は遅れるか、質が落ちるけどそれでもいいの?
上司に確認をしましょう。
この断り方をすると、大抵は他の人に頼んでくれます。

ハッキリと冗談っぽく断る

僕はこの断り方を一番します。
これには周りとの良好な関係や自分のキャラ付けにもよるのですが
冗談っぽく
「無理、無理、そんな余裕ない」
「今日は絶対に定時で帰るから無理です」
こんな風に断ります。

 

無理や絶対という単語は、文字にすると拒絶感が強く感じますが
言葉にすると、逆にフランクな感じが出るので
あえて強い言葉を使うのがおすすめです。

こういう時にハッキリと発言できるキャラ付けは本当に便利です
自分自身の働きやすさがガラリと変わります。
定時で帰るキャラになれば、冷たい視線も気にならない!定時キャラになる方法

やらない仕事を決める

僕は残業を減らために、どうすれば仕事が効率化されるか考えて実践してきましたが
一番効果があった方法が、仕事を無くすことです。

減らすだけでなく、仕事自体を無くしましょう。
突拍子もないことを言っているかもしれませんが
極論、仕事とは自分の仕事を無くすことだと僕は考えています。

 

無くすと言ってもサービス自体を廃止するというわけではなく
誰でもできるように簡単にして、他の人に引き継ぐ。

自分の仕事を無くして、できた時間で新しい仕事を作り
それもまた誰かに引き継ぐこれを繰り返さないと
会社の売上は伸びていきませんよね?

 

最近AIに仕事を奪われると言って
仕事が無くなることを恐れいている人がたくさんいます。
特に40代50代の仕事ができない人達が焦っています。

自分たちの仕事が無くなるから
あえて非効率な方法を継続していたりしませんか?

 

その人達は他人の指示が無ければ動けない指示待ち人間です。
仕事のできる人は、指示がなくとも
自分から仕事を作り、会社に貢献することができます。

そして、自分から仕事を作り、会社に貢献するためには
今抱えている仕事を無くす必要があります。

 

無駄な仕事で残業しているのなら
まずはそんな仕事無くしてしまいましょう。

そしてあなたが新しい仕事を作って会社に貢献すれば

あなたの評価は上がり、給料にも反映されていくでしょう。
もし結果に見合った報酬が手に入らないなら
その実績を使って、もっと条件の良い会社に転職をしましょう。

整理整頓をする

物探しの時間は仕事において、本当に無駄な時間です。
その時間から利益は1つも生まれません。

整理整頓は日頃からしっかりとして
片づけるだけでなく、ルールもしっかりと決めましょう。

 

ルールを決めないと、その場はきれいになっても
また少しすると、汚くなっていきます。

書類整理にルールを決めるなら
・クリアファイルの色ごとに入れる書類を変える
・クリアファイルをまとめる箱を作る
・引き出しの1段目にしまう
これだけでも物探しの時間は削減されます。

 

請求書なら青色のファイル、注文書は赤色のファイル
引き出し1段目のボックスに入っている
自分で決めたルールが瞬時に頭に思い浮かべば悩む時間、探す時間が削減されます。
ファイル・フォルダの整理術!整理が苦手でも超効率化できる方法!

まとめ

今回は非効率な働き方から脱却して
効率的に働くための方法を紹介しました。

1 タスク管理
2 優先順位をつける
3 仕事に仮説を持つ
4 アウトラインを作る
5 締め切りから逆算する
6 完璧を目指さない
7 仕事は1つに集中する
8 周りからの依頼を断る
9 やらない仕事を決める
10 整理整頓をする

どれも難しいことではありません
やるか、やらないかそれだけです。

実行さえすればあなたの働き方は効率的に生まれ変わります。
まずは1つずつ実践してみましょう。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です