ピボットテーブルを使えば資料作成が5分で完了! ~簡単に残業削減できる!~

Excel表集計に時間がかかり悩んでいる人にオススメなのがピボットテーブルです。
「名前を聞いたことだけはある」
という人でもこの記事を見れば使い方をマスターできます。

「何度か使ったことがある」
そんな人には、意外と知らない便利機能を紹介します。

 

僕はピボットテーブルを使って
資料集計の時間を大幅に削減しています。

今まで1時間使って作成していた表が
たったの5分で完成するかもしれません。

絶対に使い方を覚えて、仕事に活かしましょう。

ピボットテーブルの作成例

ピボットテーブルを使うとどんな表ができあがるのか
まずは完成形をお見せします。

今回は下の画像のような表から作成します。
商品A~Dの販売記録です。
このままでは集計には不向きなのでピボットテーブルを活用しましょう。


ピボットテーブルの元表で注意する点が2つだけあります。

・表の1行目に項目を入れる
項目が無ければ並べ替えることができません。
必ず入れるようにしてください。

・Excelで読み込める形式にする
日付なら2019_05_01のように
日付の間に余計な文字が入っている場合は削除しましょう。

ピボットテーブル完成例1

行に販売月・列に商品名が入った、販売金額表

ピボットテーブル完成例2

完成例1から、行と列を入れ替えた表

ピボットテーブル完成例3

完成例2の表に販売個数を加えた表

このような簡単な表なら慣れてしまえば1分程度で完成します。
順番に説明していくので、手順通り進めてください。

ピボットテーブル作成の基本

まずはピボットテーブルがどこにあるのかですが
タブ左から3番目の挿入タブの中にピボットテーブルがあります。

表の中にカーソルを合わせて選択した状態で
ピボットテーブル挿入をすると
ピボットテーブルの作成ダイアログが表示されます。
テーブルの範囲が正しいか確認をしてOKを選択します。

自動でピボットテーブルのフィールドシートが作成されます。
後は自分の作成したい表になるように
行と列、値を指定するだけです。


行に「商品名」を、値に「金額」を入れましょう。
上の一覧からドラッグするだけです。
これだけで下のような表が完成します。

次は列に、「月」を入れましょう。
すると、各月ごとの売上金額が表示されます。

ピボットテーブルの一番便利な機能は
一度作成した表でも簡単に編集できることです。
先ほどの表から、行と列を入れ替えてみましょう。

値に要素を加えることもできます。
例えば、金額だけでなく「個数」も加えてみましょう。

以上がピポッドテーブルの基本的な使い方です。
表を選択して、挿入さえすれば後は自分の作りたいように組み合わせるだけです。
間違えていても簡単に修正できるので安心です。

これまで表作成に時間を使っていた人は
ピポッドテーブルで作業を効率化させましょう。

ピポッドテーブルの応用技

 

ピポッドテーブルをより有効活用するための機能を紹介します。
細かい分析をする時などに使えるので是非覚えておきましょう。

スライサー

スライサーとはピポッドテーブルのフィルター機能だと思ってください。
行に「商品名」、列に「月」を選択した表を使って説明します。

スライサーの場所は分析タブの中に
スライサーの挿入があるので選択しましょう。

スライサーの挿入というダイアログが表示されるので
商品名を選択してください

商品名が一覧になって表示されました。
これをスライサーと呼びます。

どのように使うのか試してみましょう。
スライサーの中から「商品A」を選択してください。
自動的に表には、「商品A」のみが表示されました。

複数選択する場合は、スライサー右上に
複数選択のアイコンがあるので選択しましょう。
これで複数の項目にフィルターをかけることができます。

タイムライン

次はピポッドテーブルのタイムラインという機能を紹介します。
先ほどのスライサーの下に、タイムラインの挿入があります。
ダイアログの「月」を選択してOKを選択しましょう。

すると下の画像のような1月~12月が選択されたタイムラインが表示されます。

タイムラインの2月を選択してみましょう。
すると、表の中は2月の数字のみが表示されます。

このタイムラインを使えば表示したい期間を選択できます。
下の画像は2月と3月のみ表示しています。

ピポッドグラフ

ピボットテーブルの表を活用してグラフを作成することができます。
それがピボットグラフです。
分析タブの、ピボットグラフを選択しましょう。

グラフ種類選択のダイアログが表示されるので
今回は折れ線グラフを選択してください。

画像のようなグラフが表示されました。
このグラフでは見にくいので、行と列を入れ替えましょう。

するときれいなグラフが表示されました。

元の表から、ピボットテーブルを作ってグラフ作成まで
慣れていれば数分で完了します。
今まで表の変換に時間がかかっていた人は、今後ピポッドテーブルを活用しましょう。

ちなみにですがスライサーとタイムラインを使えば
グラフの範囲も自動で変更されます。

 

ピボットテーブルをコピーしてグラフを作る

ピポッドグラフを見てどう思いましたか?
普通のExcelグラフに比べると少し見にくいとは思いませんでしたか?

ピボットグラフはとても便利ですが
プレゼンや会議の資料に使うにはあまりお勧めできません。
資料のためのグラフを作る場合は
ピボットテーブルを新しいシートにコピーしてからグラフを作りましょう。

 

ピボットテーブルをコピーして別のシートに値貼りつけします。
そのまま貼り付けをすると、ピボットテーブルのままコピーされてしまうので
必ず値貼りつけすることを忘れないでください。

後はグラフを挿入するだけで
簡単に見やすいグラフを作ることができます。

まとめ

ピボットテーブルの作成手順を解説しました。
「表の中を選択して、ピボットテーブルを挿入する」これさえ覚えておけば
あとは自分の求めている表になるように組み合わせるだけです。

これまで表の集計や分析をする時に
手作業でコピー貼り付けを繰り返したと言う人は
絶対にピボットテーブルを使いましょう。

 

1時間以上かかっていた仕事が
5分程度で終わることになります。

応用機能も紹介しましたが
これは使いながら慣れていきましょう。
決して難しくは無いので誰でも使えます。

 

資料作成の時間を短縮できたら
資料から得られる効果や、期待されることについて
考えを深めてみましょう。

今まで異なった視点から資料を見るきっかけになり
新しい課題に気づけるかもしれません!

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